Форма поиска

Вы здесь

Как выстроить на работе матричную систему, повысить эффективность и не завалить проекты

Версия для печати

Матричная система управления считается высшим пилотажем в деле построения структуры компании. Все потому, что возникает двойное (тройное) подчинение работников, выстроить отношения так, чтобы не завалить проекты, в которых заняты одни и те же сотрудники, — нужно мастерство.

Деловой Петербург 127 (4536)
08.08.2016

Матричные системы управления появились в России не так давно. В погоне за эффективностью внедрить эту систему стремится все больше компаний: считается, что так можно максимально эффективно использовать потенциал каждого сотрудника, что не всегда удается достичь в других оргструктурах.

Плюс матричной системы очевиден: прежде всего это оптимизация самого дорогого — человеческого ресурса. "Возможность задействовать однофункциональных специалистов между разными проектами позволяет компании экономить не только время, но и фонд оплаты труда", — подчеркивает Альберт Мицевич, руководитель отдела по работе с персоналом микрофинансовой организации "Честное слово".

Среди большого количества бонусов матрицы Александр Бойков, владелец TimeWeb, выделяет три положительных фактора: сокращается количество задержек по проектам, увеличивается скорость управленческого развития персонала и скорость принятия решений. Эксперты давно выявили: матрица позволяет сотруднику не только быстрее расти в профессиональном плане, но и делает его максимально лояльным к компании.

"Матричная система управления действительно один из ведущих трендов в управлении, расцвет которого пришелся на конец 2000–х, — рассказывает бизнес–консультант Игорь Мельник. — Причина проста: на рынке массово начали появляться компании, деятельность которых — не постоянный процесс, а события. Проектный формат работы характерен в основном для услуг, а этот сегмент рынка составляет почти треть. Из них на практике матрицу применяют не более 20%". Процент мал, да удал, говорят специалисты: к месту и ко времени введенная в фирму матрица верой и правдой служит главе бизнеса. "Доля компаний, использующих матричную систему управления, в общем объеме рынка невелика, — соглашается директор HeadHunter по Северо–Западу Юлия Сахарова. — Чаще всего подобная модель менеджмента встречается в высокотехнологичных и проектных бизнесах: IT–разработка, реклама, консалтинг, а также в добывающих, банковских и производственных отраслях".

Лебедь, рак и сотрудник

Такой формат управления подходит не только не для всех рынков, но и не для всех сотрудников, уверена глава PR Inc. Ольга Дашевская. "Матричная система может выживать только в интеллектуальной креативной среде, — говорит она. — Event–менеджеров, дизайнеров, аналитиков нет смысла подчинять одному отделу. В моей компании работает именно матричная система, однако, когда я не уверена в квалификации сотрудника, от которого требуется выполнение задачи в срок, либо когда в команде отсутствует более опытный человек, матрица не работает: в этих случаях должна быть четкая вертикаль подчинения".

"Среди наших клиентов, многие из которых представляют западные компании, матричную структуру используют не меньше половины, — рассказывает Татьяна Мартюшева, руководитель офиса Antal Russia в Петербурге. — Главное ограничение для использования этой структуры управления — не сектор, в котором работает компания, а ее зрелость". Если четкого разделения полномочий в компаний нет, говорит Татьяна Мартюшева, в фирме может получиться классическая ситуация "лебедь, рак и щука": "В этом случае не будет согласованности действий команды и матричная структура принесет больше вреда, чем пользы. Поэтому компаниям, где не до конца налажена коммуникация и не выстроены все внутренние процессы, матричная структура не подойдет".

Двуглавый орел

Как правило, в матричной системе у подчиненного есть функциональный руководитель, носитель экспертизы в определенной области (его еще можно назвать старшим профессионалом), и административный руководитель. Он помогает сотруднику ориентироваться в текущих вопросах, ставит задачи из разряда "здесь и сейчас" и интегрирует сотрудника в общую картину того, что происходит в компании.

"Самая большая ошибка при внедрении матричной структуры — не разделить функции и полномочия этих руководителей", — предупреждает Александр Бойков. Он приводит пример: если сотрудник нарушает сроки, руководитель проекта не должен иметь право принимать управленческие решения. Он, считает Бойков, должен узнать у сотрудника, почему тот выбился из графика, и, оперируя этой информацией, обратиться уже к функциональному руководителю, который и будет вносить корректировки в работу сотрудника. "Тогда конфликтов не возникает, — отмечает Бойков. — Руководитель проекта отвечает за методику ведения проекта и контроль сроков работ. А функциональный руководитель контролирует операционную деятельность и корректирует сотрудника".

"В матричной системе важен грамотный тайм–менеджмент, — напоминает Ольга Дашевская. — Руководителям отделов при одновременном подчинении одной и той же группы сотрудников необходимо правильно планировать время и расставлять приоритеты: договариваться, чьи задания более срочные". Юлия Капитанчук, партнер консалтинг–центра "Шаг", рассказывает, что для этого компании нередко создают отдельную структуру: "Это проектный офис. Цель его — выявлять потенциальные конфликты и помогать руководителям приходить к согласию по пользованию подчиненными".

Четко и с печатью

"Проблемы при матричной системе управления возникают только там, где систему назначили, но наладить забыли. Дело не в системе, а в том, кто и зачем ее использует, — напоминает бизнес–тренер и учредитель BogushTech Людмила Богуш–Данд. — Если не прописано черным по белому и с гербовой печатью поверху, кто самый главный, кто за ним, кто в конце очереди, а кто чьи распоряжения может изменить и отменить, то для подчиненных работа в такой компании будет постоянной фрустрацией". Но стоит один раз четко прописать и объяснить подчиненным систему, она начинает работать как часы.

"Матричной системой очень удобно управлять, — резюмирует Игорь Мельник и находит еще один плюс ее внедрения: — Кроме того, ваш бизнес обретает почерк: если всеми процессами в компании занимаются совершенно разные люди, бизнес постепенно становится безликим". Другое дело, если разные проекты выполняет одна и та же команда: рынок ее запомнит.