Сколько требуется бухгалтеров?
Руководство очень крупной розничной сети обратилось к нам с запросом на оптимизацию и документирование распределения функций в Бухгалтерии. Численность Бухгалтерии составляла около 50 человек. Сеть быстро росла, но Бухгалтерия росла еще быстрее и уже пугала темпами своего роста. Поэтому от консультантов требовалось также разработать методические подходы к определению оптимальной численности сотрудников в зависимости от количества магазинов, поставщиков и юридических лиц Компании.
Проект продвигался в режиме еженедельных встреч рабочих групп, в которые попеременно входили руководители и ключевые специалисты разных подразделений Бухгалтерии. Общими усилиями мы и описывали сложившиеся технологии работы, и тут же рационализировали их. При обсуждении каждого участка, каждой процедуры – все искали ответы на вопрос: как можно делать это быстрее, эффективнее, с меньшими рисками и меньшим количеством ошибок?
В результате были разработаны и утверждены регламенты документооборота, описания функций отделов, полномочия и ответственность руководителей, должностные инструкции, схемы ключевых бизнес-процессов. Были также сформулированы запросы к ИТ-службе на автоматизацию наиболее критичных звеньев ручной обработки данных. И запросы к Финансовому директору на внедрение предложений конкретных организационных изменений, направленных на оптимизацию работы Бухгалтерии.
Наконец, был составлен перечень выполняемых сотрудниками регулярных операций с указанием их периодичности, а на его основе – рассчитаны нормативы трудозатрат. Заказчик получил простой и удобный инструмент для прогнозирования реальной потребности в новых сотрудниках Бухгалтерии по мере роста бизнеса. Например, для выполнения операций одного типа – нужен один дополнительный бухгалтер для обслуживания каждых новых 500 человек персонала, для выполнения операций другого типа – новый бухгалтер на каждые 40 новых магазинов, и так далее.
По отзыву Финансового директора, полученному нами год спустя, проведенная работа позволила впоследствии точно прогнозировать потребность в количестве сотрудников Бухгалтерии на разных участках учета в зависимости от параметров роста бизнеса. Вместе с тем, с внедрением наших разработок работу Бухгалтерии удалось сделать более упорядоченной и эффективной. Часть наших материалов активно и постоянно используется в качестве методических пособий для быстрого введения в должность новых сотрудников. Что же касается задач для ИТ-службы на автоматизацию ручных действий, то все они были выполнены, и это позволило притормозить рост численности подразделения несмотря на возросшие объемы работ.
+++
Трудно было поверить, что за 4 месяца силами двух консультантов удастся не только подробно описать, но и оптимизировать работу небольшого заводика по производству платежей и документов, коим являлась Бухгалтерия клиентской компании. Возможным это оказалось в первую очередь благодаря Главному бухгалтеру, работавшему с нами со стороны Заказчика. В нашем проекте главный счетовод действовал как настоящий менеджер организационных изменений, проявляя нацеленность на результат, требовательность к подчиненным и четкое соблюдение сроков. Для нас работать в одной упряжке с такими профессионалами - большое везение и большое удовольствие.