8 ошибок, которых следует избегать в электронной переписке

Илья Пожин (Ilya Pozin) основал свою первую компанию Ciplex в 17 лет. Работает с задачами цифрового маркетинга и креативного агентства с малым бизнесом и стартапами.

«Ошибки, о которых идет речь – не просто убивают продуктивность; они могут привести к тому, что в глазах других вы будете выглядеть полным кретином».

Понимание того, как обращаться с ящиками вашей электронной почты критично, если вы хотите, чтобы что-то вообще было сделано. Но также необходимо постараться избежать выставлять себя дураком, совершая глупые (и, к сожалению, очень широко распространенные) ошибки в коммуникациях с другими людьми. Ниже приводится список грубых ошибок в переписке, которых необходимо избегать.

1. Удаление предыдущей переписки по теме

Вспомните, как много сообщений вы получаете каждый день. Когда вы переписываетесь с десятками людей ежедневно, временами вы неизбежно забываете, на каком месте в обсуждении вы остановились, или вообще о чем идет речь, не так ли? Поэтому полезно иметь возможность пробежаться по предыдущей переписке, чтобы освежить свою память прежде, чем приступить к ответу. Удаление предыдущей переписки повышает сумбурность переписки, делает ее более затянутой и, в конечном итоге, часто приводит к конфузным ситуациям.

2. Неиспользование особой профессиональной учетной записи

Отождествление своих персональных и профессиональных учетных записей, или никнеймов, – обычная история. Но даже если у вас есть разные учетные записи для дома и для работы, всегда будьте очень внимательны, от чьего имени вы посылаете данное письмо. Случайно запулив сообщение от имени hottstuff09@yahoo.com или mashka-29@mail.ru вы не просто будете иметь реакцию в виде удивленно поднятых бровей. Самая вероятная судьба такого сообщения – прямиком улететь в корзину для спама.

3. Когда вы вовсе не отвечаете

Это так легко забывается – ответить на письмо. Если ваша цель – подвесить работу людей, то делайте именно это, или используйте кнопку «Ответить всем». Этого достаточно.

4. Постановка в копию

Конечно, вы должны отвечать всем. Но прежде, чем поставить кого-то в копию в текущей переписке, спросите себя, действительно ли это необходимо. Поберегите людей от ненужной им переписки, если это возможно.

5. Забывание о скрытой копии

Скрытая копия отлично работает, когда вам необходимо ввести кого-либо в тему, но при этом нет необходимости, чтобы этот кто-то становился участником обсуждаемой темы. Например, после того, как кто-то помог вам завязать полезный контакт через электронную почту, целесообразно поставить вашего рекомендателя в поле скрытой копии. Помните также о праве людей на приватную информацию, когда делаете групповые рассылки. Не каждый человек хочет, чтобы адрес его электронной почты был предъявлен  широкому кругу незнакомых ему людей.

6. Бессвязное изложение (Rambling)

Электронные письма должны быть короткими и по существу. Если тема не может быть изложена в нескольких словах, или вы обнаруживаете, что находитесь в безостановочной, постоянно воспроизводящейся переписке, - просто снимите трубку и решите вопрос по телефону. Кроме того, есть опасность, что слишком длинные почтовые сообщения могут быть вам возвращены получателем с пометкой TL;DR (too long; didn't read).

7. Непрофессиональное письмо

Всегда сохраняйте профессиональный тон. Это означает, что в вашем письме нет грамматических ошибок и отсутствует сленг. Приберегите сокращения и аббревиатуры для Твиттера.

8. Порождение ненужных повторов

Когда вы посылаете короткий мейл, чтобы назначить совещание, предусмотрите наличие всей необходимой информации в этом письме. Иначе неизбежно начнется бесконечная туда-сюда переписка с вопросами и уточнениями от каждого из участников встречи. Также, если вы запрашиваете персональную встречу с кем-либо, сразу отразите в письме ваши персональные возможности. Если вы просите кого-то позвонить, убедитесь, что в сообщении есть ваш телефонный номер.

А какие ошибки в электронной почте наблюдаете вы?

По материалам сайта: www.inc.com
© Перевод «ШАГ Консалтинг», 2013