Помогите навести порядок!
От владельцев строительной компании мы получили достаточно распространенный запрос: помогите навести порядок во взаимодействии подразделений!
К моменту начала нашей работы компания заказчиков входила в кризисную фазу развития. Бизнес все более усложнялся, численность компании росла, а управляемость и эффективность работы падали. На интервью практически все сотрудники высказали недовольство хаосом в работе и неопределенностью в вопросе персональной ответственности за решение производственных задач. В технологиях производства работ и ведения бизнеса имелось много разрывов и рассогласований. Понятная и документально закрепленная организационная структура отсутствовала.
Проведя ряд интервью и совещаний, мы вместе с владельцами и сотрудниками разработали основные технологические цепочки работы производственных отделов, от поиска заказа до завершения работ и расчетов с заказчиками. Эти регламентирующие документы впитывали в себя и уже накопленный в компании опыт выполнения тех или иных работ, и предложения людей относительно совершенствования и приведения к здравому смыслу того, что сложилось и стало привычным. С основными участниками мы обсудили и согласовали распределение ответственности за каждое звено в производственных технологиях: какой отдел и какой сотрудник отвечает за этот фрагмент, какой – за следующий, какой - за предыдущий. В организационных документах уже не было пробелов и неопределенностей, имевшихся прежде в повседневной жизни компании. Например, в вопросе об ответственности за те участки работ, которые до сих пор оставались «бесхозными», «ничьими». Хозяев в конце концов нашли. Или назначили.
Были в нашей совместной работе и революционные нововведения: мы кардинально изменили весь этап оформления разрешительной документации, а также впервые разработали алгоритм взыскания дебиторской задолженности, до которой у компании пока «руки не доходили». Отталкиваясь от полученных технологических моделей, мы описали основы будущего документооборота компании. А затем разработали и проект организационной структуры, и рекомендации по расстановке людей на должностных позициях. При этом мы учитывали и реально выполняемые функции сотрудников, и их менеджерские способности, и потенциал роста.
Презентация организационной структуры и распределения ответственности на общем собрании сотрудников были встречена общим вздохом облегчения: наконец-то! К предлагаемым изменениям люди отнеслись позитивно. Да и как иначе: ведь сами же и создавали разные фрагменты картины того будущего, к которому так хотелось привести компанию.
Дальнейшие шаги по внедрению и отладке оргструктуры и новой технологии ведения бизнеса заказчики осуществили практически самостоятельно, при минимальной нашей поддержке.