Мост между Управляющим и Финансистом

Управляющий владелец успешно развивающейся торговой компании обратился к нам за помощью. Одним из пунктов его запроса был поиск общего языка с уже немолодым и очень непослушным финансовым директором. «Уже год пытаюсь добиться, чтобы он представлял внятную финансовую отчетность по итогам месяца – и никакого результата!»

Поразбиравшись в отчетности, которую ежемесячно подготавливала финансовая служба, мы увидели следующее.

Во-первых, все ключевые показатели, по которым можно судить о результатах бизнеса – продажи, затраты, прибыль -  в отчетах так или иначе присутствовали. Расспросив руководителя об алгоритмах получения той или иной цифры, мы удостоверились также в том, что с точки зрения своего «физического смысла» отчетность составляется достаточно грамотно, без информационных пробелов и без искажений фактического положения дел. Оценили мы и героический труд финансового директора, который собирал свои отчетные таблицы вручную, вытаскивая нужные данные из разных программ и источников,  причем делал это в самые сжатые сроки. Все это можно было засчитать в плюс.

Но было и второе обстоятельство, из которого вырастал жирный минус. Финансового директора очень заботила корректность и быстрота подготовки отчетных цифр, для него было делом чести многократно все перепроверить и в заведенный срок положить на стол шефу. Но его совершенно не беспокоила понятность и читабельность тех двух десятков не влезающих в монитор таблиц, которые он ежемесячно готовил. В используемых им форматах, громоздких и необозримых, не просматривалось никаких следов заботы о читателе, о потребителе этой отчетности. Ни даже следов понимания, что такую заботу можно и нужно проявлять. «Не можешь прочитать, не понимаешь – не моя проблема, я-то делаю все правильно», -  эту позицию главный финансист не провозглашал сознательно. Но именно ей он фактически следовал в своей работе.  

Мы долго беседовали и смогли-таки довести до менеджера: многие моменты проскакивают у экономистов на автомате и кажутся для них очевидными, само собой разумеющимися. Но для тех, кто не проходил специальной подготовки, даже классические принципы построения финансовых отчетов могут показаться неверными или непонятными. Поэтому разъяснять и объяснять владельцам, что стоит за цифрами и почему отчеты должны строиться именно так – это стандартная задача и ответственность действительно сильного и компетентного финансового директора.

Дальше последовала перекомпоновка отчетных форматов и приведение их к удобочитаемому виду. Прежде для того, чтобы извлечь из отчетов ответы на несколько ключевых вопросов, нужно было долго лазить по таблицам и заниматься разнообразной арифметикой. Например, чтобы получить итоговые показатели по компании – прыгать по электронным страницам и складывать содержимое разных ячеек из разных таблиц. Или, наоборот, сопоставлять разные таблицы, чтобы понять распределение сумм по статьям, по менеджерам, по подразделениям. Иными словами, в чтение отчетности был заложен принцип: «Возник вопрос – сам потрудись найти ответ на него, каждый раз собирая цифры с таблиц и складывая их в тот или иной «паззл».

Мы предложили стандартное решение: формат компактно представленной и легко обозримой общей картины, но с возможностью разворачивания любого из ее элементов до нужного уровня детализации. И картинка в целом, и любая ее деталь крупным планом – все на одном экране!

Уже к следующему отчетному совещанию финансовый директор уверенно уложил свои цифры в наш формат. А мы – помогли в обсуждении, поясняя владельцу, что стоит за каждой цифрой, как она рассчитывается и почему рассчитывается так, а не иначе. Понял: все, что он хотел видеть, у финансового директора действительно было. Просто он не умел, что называется, показать товар лицом.

+++

Сегодня ситуация в бизнесе такова, что при постановке управленческого учета часто возникает взаимонепонимание между теми, кто готовит отчеты и теми, кто их читает. К сожалению, далеко не все экономисты и финансисты понимают: обучать владельцев читать управленческую отчетность, готовить из них «продвинутых пользователей» – одна из их профессиональных задач. Иначе какую пользу они и их познания могут принести бизнесу?