7 ошибок, допускаемых на совещании

Бруна Мартинуцци (Bruna Martinuzzi) - основатель компании Clarion Enterprises Ltd, тренер по лидерству и презентационным навыкам, автор книг.

Вы можете провести блестящее совещание, но, совершив одну из семи описанных ниже ошибок, вы лишь зря потратите время и усилия своих сотрудников.

Как гласит английская поговорка: «Время – это душа бизнеса». Кто же крадет больше всего нашего времени в бизнесе? Согласно исследованиям, главными виновниками потери времени после разговоров на кухне и проблем с программным обеспечением являются совещания. Именно совещания серьезно снижают эффективность малого бизнеса.

Однако хорошо проведенное совещание может способствовать улучшению взаимодействий между сотрудниками, большей вовлеченности их в дело, а также росту взаимопонимания. Впрочем, большинство совещаний терпят неудачу только из-за того, что лицо, его проводящее, неправильно спланировало его окончание. Приходилось ли вам совершать одну из перечисленных ниже ошибок в ходе совещаний?

1. Недостаточное внимание к неформальной части совещания

Продолжение обсуждения тем совещания после его окончания для того, чтобы не согласиться с принятыми решениями, значительно снижает эффективность общей работы. Однако окончание совещания путем закрытого обсуждения даёт всем желающим возможность открыто высказаться. Часто, поднимая острые вопросы, вы предотвращаете их возникновение в будущем. Как объясняет один из создателей Твиттера, в заключительной фазе совещания не должно быть дискуссий или перепалок. Каждому будет позволено высказаться в течение не более 30 секунд. Так можно выслушать более 10 человек, потратив на завершающую часть совещания не более 5 минут. Таким образом, проведение подобного финального обсуждения является обязательным, так как оно предоставляет участникам нечто вроде «последнего слова». У них есть шанс высказать то, что обычно выносится за пределы переговорной.

В своей фундаментальной книге «От Хорошего к Великому или почему одни компании совершают прорыв, а другие – нет», Джим Коллинз подробно исследует успешные компании. В ходе данного исследования он обнаружил, что одной из часто применяемых практик, является то, что во время окончательного принятия решения все оппоненты выступают единым фронтом. И какими бы острыми и оживленными не были  дебаты по поводу поиска лучших решений, члены компании покидают встречу с единым решением, независимо от интересов отдельно взятых сотрудников. И если в вашей фирме подобное поведение не является нормой, убедите своих коллег изменить концепцию поведения.

2. Ошибки в распределении ответственности

Как часто мы оказываемся свидетелями совещаний или мозговых штурмов, где встречи заканчиваются восторженными решениями взять курс на новые направления, чтобы через несколько недель увидеть, как они потерпят неудачу. Это происходит из-за того, что после окончания встречи остается неясным, как распределяется ответственность, и кто за какую часть работы отвечает. В компании Apple, например, имеется система Прямой Индивидуальной Ответственности (DRI), которая определяет область задач каждого конкретного сотрудника, а не всей команды сразу.

В данном видео (http://ecorner.stanford.edu/authorMaterialInfo.html?mid=2979) Адам Лашински из журнала Fortune объясняет, как система Прямой Индивидуальной Ответственности помогает гигантской корпорации вроде Apple, функционировать так, как будто это маленькая, начинающая компания. На всех встречах в Apple имеется список задач, а напротив каждой из них – пункт Прямой Индивидуальной Ответственности. Следуя подобной модели, вы избежите в конце совещания проблемы непонимания того, на ком и за какую часть работы лежит ответственность.

3. Несоответствие действий задачам

Распространенной проблемой на совещаниях является отсутствие соответствия действий поставленным задачам. Необходимо удостовериться в том, что люди делают именно то, что они обещают сделать. Используйте систему Outlook (Outlook's Meeting Workspace Site) для отслеживания выполнения задач. Используйте также систему After The Meeting, которая позволит вам упростить и оптимизировать соответствие действий поставленным на совещании задачам.

4. Слишком медленное распространение заметок, сделанных на совещании

Заметки с совещания крайне важны, так как они помогают участникам вспомнить, что обсуждалось, и какие решения были приняты. Часто ответственный за заметки делает их слишком подробно, что приводит к тому, что эти записи либо распространяются им слишком поздно, либо не распространяются вообще. Одним из способов избежать этой проблемы является использование таких программ, как minutes.io, которая позволит вам моментально записать все, что было на совещании, и сделать ваши заметки доступными для всех без задержки. Эта программа бесплатная и не требует подключения к Интернету. Вы можете использовать ее на протяжении всего совещания. Две другие программы, которые позволят вам упростить процесс написания заметок на совещании – это OneNote и Less Meeting.

5. Отсутствие оценки совещания

Окончание совещания без какой-либо оценки - самый верный путь для того, чтобы непродуктивные действия и процедуры повторялись из совещания в совещание. Вы покажете свое уважение людям, если уделите немного времени в конце, чтобы проверить, что они думают об этом совещании. Обыкновенное «что сработало хорошо?» или «что мы могли бы улучшить?» поможет вычленить полезную информацию, которая сэкономит ваше время в будущем. Вы можете даже назначить ответственного за подведение устного итога в конце совещания. Рассмотрите также возможность использования таких систем как Google Forms, создающих опросы и рассылку их всем после совещаний.

6. Завершение совещания не вовремя

Одной из наихудших практик является неуважение к объявленному времени окончания совещания. Чаще всего, это происходит из-за того, что оно началось слишком поздно или из-за того, что кто-то начал говорить не по теме. Берите пример с компании Google, - там на стене часто висит гигантский таймер. Он оказывает скрытое давление на участников, не позволяя совещанию выйти за обозначенные временные рамки. «Это таймер высотой в 4 фута, загружаемый и работающий от компьютера», -  объясняет разработчик этого таймера Кармин Галло.

7. Закончить совещание в неудачное время

Часто клиенты и сотрудники присоединяются к совещанию по телефону. Поскольку они находятся в разных часовых поясах, то вынуждены покидать встречу до того, как она закончится. Это может привести к снижению эффективности работы, так как они могут упустить некие подробности, оговоренные на последних минутах, подробности, находящиеся в зоне их ответственности. Предпримите усилия, чтобы договориться о совещании в оптимальное для всех время. Используйте планировщик собраний по мировому времени. Он поможет вам решить эту непростую задачу.

По материалам сайта: www.openforum.com
© Перевод «ШАГ Консалтинг», 2014