Совещания – пустая трата времени? Шесть способов это исправить

Командные встречи обходятся вам дороже, чем вы думаете. Ниже – шесть советов, как выжать из них максимум.
Рабочие встречи забирают силы и время. Люди, занятые в продажах, говорят, что тратят порядка 40% своего времени на внутренние совещания. Внутренние совещания! Это значит, что в это время они не занимаются проектами, презентациями, написаниями коммерческих предложений и обслуживанием клиентов.
Внутренние совещания, разумеется, необходимы,   но насколько? Если вы хотите повысить продуктивность своего бизнеса, соблюдайте во время встреч следующие шесть простых правил:

1. Оцените совещание

Перед началом встречи перемножьте количество людей в комнате, запланированную длину совещания и определенную сумму денег с каждого человека. Затем запишите на доске: «Это совещание стоит столько-то долларов». Если в среднем работа одного человека приносит компании 100 долларов в час (речь именно о продуктивности, а не о зарплате), то арифметика выходит довольно легкая.
Люди забывают, что за каждым совещанием стоят определенные альтернативные издержки. Суть в том, что такие встречи – это инвестиции: нужно точно знать их стоимость, тогда люди будут обращаться с ними осторожнее.

2. Решите, к чему хотите прийти

Прежде чем начать совещание, четко обозначьте, что именно должно измениться к концу этой встречи. Мы что-то делаем, или кого-то нанимаем, увольняем поставщика, определяем стратегию, поддерживаем чью-то инициативу, корректируем политику?
Если вы собираете людей вместе, это должно быть направлено на изменение, развитие, начало или прекращение какого-то процесса. Информирование и обмен новостями – недостаточные причины для встречи. Для этого существуют другие способы коммуникации. Встречайтесь, только чтобы сделать что-то.

3. Ограничьте количество тем для обсуждения

Если вы сократите количество обсуждаемых тем – скажем, не более трех за одну встречу – то автоматически уменьшатся количество присутствующих и временные затраты, а рабочий потенциал – увеличится. Мне приходилось бывать на встречах, где были организованы бесконечные дискуссии, рецензии, обратная связь,   и все это не приводило ни к каким действиям. Все эти вопросы можно решить удаленно.
Если вы ничего не собираетесь делать, не собирайте и совещание. Если собираетесь, то действуйте вдумчиво, добивайтесь результата и переключайтесь на следующую задачу.

4. Следите за временем

В книге Robert’s Rules of Order, Священном Писании для всех совещаний и деловых встреч, временные рамки ограничиваются и строго контролируются руководителем встречи. Смысл в том, что таким образом контролируются инвестиционные издержки. Когда вы определите список тем для вашей встречи, установите время, которое будет отведено на каждую из них. Когда время истечет, то либо установите определенное дополнительное время, либо примите решение по обсуждаемому вопросу, исходя из состояния на данный момент.

5. Не позволяйте повторяться

Наилучшей стратегией для руководителя совещания будет в какой-то момент остановить обсуждение и сказать: «Похоже, что мы исчерпали все идеи и начинаем повторяться. Хочет ли кто-то сказать что-нибудь, что не было бы повторением уже прозвучавшей идеи или возражением на нее?» Если ответа нет, руководитель принимает решение, и вы двигаетесь дальше.

6. Завершайте встречу обзором будущих задач и времени их выполнения

Это довольно легко сделать, если вы в начале совещания сразу обозначаете желаемый результат. Еще раз проговорите, к каким решениям вы пришли, напомните всем про установленные задачи и сроки их выполнения и объявите совещание закрытым.

Рабочие встречи стоят очень дорого. Они должны не быть формой регулярной коммуникации между сотрудниками, а использоваться лишь для решения действительно важных задач.