10 способов сорвать проект автоматизации своего бизнеса

В настоящее время в большинстве компаний автоматизированы бухгалтерия и складской учет. Руководителю, который принимает решение о дальнейшем развитии информационной системы (ИС) предприятия, следует знать, что, во-первых, по оценкам экспертов до 70% проектов по автоматизации оказываются в итоге проваленными, а во-вторых, учитывать, что факторы неудачи проекта закладываются на его ранней стадии. В числе самых распространенных ошибок специалисты называют следующие.

1 Неоправданные ожидания

В основе большинства неудовлетворительных проектов лежат неоправданные ожидания от информационных систем. Следует понимать, что ИС предназначены лишь для того, чтобы контролировать реализацию тех или иных сценариев работы, написать которые может только руководство предприятия. В некоторых ИС есть функции, помогающие проигрывать те или иные возможные сценарии, что облегчает планирование, но не более того. Всякие громкие названия типа «Управление ресурсами предприятия» – всего лишь маркетинговый ход разработчиков ПО. Сама по себе программа ничем управлять не может.

2 Нечеткие цели

Бессмысленно приобретать и внедрять некую информационную систему, не имея четкого представления о том, как и зачем это «нечто» можно будет приложить к бизнесу. Напротив, ясное понимание целей, которые заказчик ставит перед собой и исполнителями, облегчает последним жизнь, так как они понимают, что именно от них требуется. Вероятность успешной реализации проекта в таком случае значительно повышается.

3 Путаница между действительными и декларируемыми целями

Руководители вполне могут принять решение о приобретении дорогой ИС с целью, например, повышения рыночной стоимости компании в глазах инвесторов. Это может оказаться вполне оправданным с точки зрения конечной экономической отдачи, но импортная ERP-система, наиболее пригодная для достижения целей в приведенном примере, может не иметь модуля для расчета зарплаты, подходящего для российских условий, могут быть трудности в ее адаптации под отечественные стандарты бухгалтерии и т.д. Так что не стоит все валить в кучу и требовать, чтобы система, приобретенная в расчете на повышение капитализации компании, еще и реально работала на практике.

4 Отсутствие предпроектного аудита бизнес-процессов

Совершенно обязательный этап, который, тем не менее, многими пропускается – это предпроектное обследование бизнес-процессов компании своими силами или силами приглашенных консультантов. Следует провести анализ и все процессы разделить на требующие изменения и удовлетворительные. Также возможно выделение группы лишних операций. Все это необходимо для грамотного составления технического задания для будущих исполнителей.

5 Выбор системы до составления техзадания

Времена, когда любая автоматизация на предприятии осуществлялась собственным отделом АСУ, давно прошли. Платформы современных многофункциональных ИС разрабатываются крупными специализированными компаниями, имена которых у всех на слуху: SAP, Oracle, 1С и т.д., а внедрением ПО под нужды конкретного заказчика занимаются их многочисленные партнеры. Но принимать решение о приобретении и внедрении какого-то определенного продукта до составления ТЗ – все равно, что сначала купить лекарство, а лишь затем идти к врачу для определения диагноза.

6 Попытка автоматизировать «то, что есть»

Зачастую именно в надежде навести порядок в работе компании, руководители обращаются к помощи ИС. Но во время составления ТЗ сотрудники могут добросовестно изложить разработчикам технологические цепочки именно в том виде, в каком они есть. Все, что получится в итоге, – это перевод описания имеющегося бардака в программный код.

7 Недооценка совокупной стоимости проекта

Собственно стоимость приобретаемого ПО составляет только часть расходов и зачастую единственно определенную часть. Стандартные этапы проекта внедрения состоят из проведения предпроектного обследования, разработки технического задания, определения «тактико-технических» требований к системе, доработки системы под требования ТЗ и, наконец, запуска. К дополнительным затратам можно отнести вынужденную модернизацию оборудования, затраты на обучение сотрудников, рабочее время сотрудников.

8 Отсутствие ответственного со стороны заказчика

Распространенная практика: руководство после подписания договора на внедрение считает свою работу выполненной и ждет результатов. Однако для успеха проекта необходимо, чтобы со стороны заказчика был назначен ответственный – для решения текущих вопросов и проведения приемки промежуточных этапов.

9 Отсутствие поэтапного планирования

Проект лучше всего разбивать на этапы продолжительностью по 2-3 недели и после каждого этапа оценивать проделанную работу. Задачи, поставленные исполнителям на этот срок, выглядят более определенными и управляемыми, нежели те, что ставятся на месяцы вперед. Да и исправлять, при необходимости, результат двухнедельной работы всегда проще, чем многомесячной.

10 Недоучет возможного саботажа со стороны сотрудников

Думать, что внедрение системы – это всего лишь ее установка на компьютеры, глубокое заблуждение. Бывали случаи, когда после якобы успешного внедрения ИС руководитель, пытаясь получить от нее какой-нибудь отчет, вдруг обнаруживает, что никаких данных в нее так и не внесено. Просто сотрудники продолжают работать в Excel и настаивают, что «так удобнее». Внедрять ИС необходимо в первую очередь в головы работников. И чем раньше начать это делать, тем лучше.

29 марта 2016