Офис будущего – Без столов, без бумаги, без стен

Старбаксу это не удается – Альтернативы

Автор: Joe DePaola

Суть концепта «офиса будущего» в том, чтобы использовать как можно меньше бумаги, вместо этого полагаясь на цифровые технологии. Технологии меняют наше рабочее место, заново переопределяя, как и где мы ведем свои дела. Поэтому гибкость и адаптивность – это именно то, чего ищут офисные сотрудники всех уровней.

По словам Джейсона Льюиса, «технологии позволяют компаниям использовать меньшее количество бумаги и вести дела с единого устройства, подходящего как для работы, так и для коммуникации, а с приходом облачных технологий информацию можно получить в любое время, находясь в любом месте, и ее легче распространять – продуктивность сотрудников больше не зависит от привязки к офису».

Стефан Сиена говорит: «Технологии находятся в центре всей трансформации офисов, хотя в культуре бизнеса тоже происходят изменения: например, проявляется тенденция к сотрудничеству…

По словам Кэй Сарджент: «Чтобы выработать наилучший дизайн офиса, компаниям нужно четко понять свою конечную цель, а также что лучше всего работает для их команд. Для этого нужно изучить демографические характеристики персонала, их культурный бэкграунд. Стоит обращать внимание на командную или, напротив, индивидуальную работу. На структуру власти в организации».

Эдвард Дэньо: «Мы выяснили, что на долю офисов приходится лишь 35% рабочей активности, однако же мы отводим под них 85% места… Нужно создавать такие условия, в которых люди работали бы с наибольшей продуктивностью. Нам удалось повысить скорость принятия решений на 45%... Кроме того, дизайн «офиса будущего» сохраняет деньги за счет экономии пространства».

В офисе будущего нет офисных кабинок-«кубиков», планировка свободная, окна во всю стену, удобные фигурные столы и специальные места для совместной работы. Для срочных совещаний – комнаты со стеклянными стенами; также есть «тихие» зоны и шкафчики, куда сотрудники могут складывать свои вещи.

Гарет Джонс: «Бизнес меняется: меняются и способы, которыми мы ведем бизнес, и структура организации, и то, как мы используем офисное пространство. Нам нужно больше места, которое бы можно было приспособить под наши нужды, и где люди могли бы общаться так, как это больше им подходит…»

В статье «Что такое офис будущего?» Лана Бортолот пишет: «Если бы человека из прошлого спросили, как он представляет себе офис будущего, он описал бы что-нибудь из космических утопий: везде роботы, летающие модули и неземная архитектура. Но спросите нашего с вами современника, как он видит офис завтрашнего дня, и он, скорее всего, упомянет такие актуальные вещи, как коммуникацию, сотрудничество, интеграцию… Офисы будущего – не «неземные», напротив, они очень «приземленные» и разработаны специально под нужды сотрудников и специфику культуры компании».

Барри Свигалс говорит: «Дизайн – это не только мебель, это еще и мощный инструмент, которым могут воспользоваться компании. Все большей популярностью у инновационных компаний пользуется аспект бренда: бренд работает не только на внешний мир, но и на них самих, он напоминает им, кто они такие…»

Формальности между продавцами и покупателями стали менее строгими, как и корпоративные иерархии – угловой офис считается изоляцией, а не привилегией, «кубики» ушли в прошлое, исчезли стены. Вместо внушительных конференц-залов офисы обзаводятся мультизадачными пространствами, призванными стимулировать диалог, кооперацию, вдохновение…

Так что же будет формировать офис будущего? Дизайнеры в один голос говорят, что двигатель офисного дизайна номер один – это прозрачность. По словам экспертов, открытое пространство культивирует открытый ум. Брэд Пиз говорит: «Офис – пространство для сотрудничества, и включает в себя в том числе, например, ресепшен, конференц-залы… Когда-то бывшие символами власти, в офисе сегодняшнего и завтрашнего дня такие пространства лишь подчеркивают свою отделенность или желание что-то скрыть. Строгое лобби со стойкой ресепшена не вызывает вдохновения… Мы называем такие пространства «мертвыми зонами» ‑ оттуда невозможно достучаться до новых идей».

По словам Джеймса Дж. Филлипса, «сотрудники не должны прятаться за стойкой ресепшена. Корпоративная культура начинается прямо здесь, и она вся построена вокруг людей».

Офис будущего транслирует ценности компании. Он чем-то похож на гостиничную индустрию: в нем есть кафе, предполагающие общение и совместные обсуждения, и закрытые зоны, где сотрудники могут отдохнуть. Все внутренне устройство офиса должно способствовать выполнению миссии компании. По словам Коллинза, «офис – это не просто показуха, это соединение брендинга и гостеприимства в таком пространстве, где становится видно не только то, что делают эти люди, но и кто они такие. Это пространство клиента, но оно соединяет клиентов, сотрудников и сам бренд… Это миг озарения в контексте происходящего…»

По словам Томаса Берси: «Люди хотят двух вещей: полной открытости – никаких больше офисов 70-х или 80-х – и места, где они могли бы поговорить с глазу на глаз». Еще один явный тренд в дизайне офисов – это создание среды, где смогли бы работать люди грядущего «поколения Y». «Pew Research Center» описывает миллениалов как людей «уверенных в себе, ценящих связи и открытых переменам». Компании же создают офисы, которые подходят этим характеристикам. Зависимые от мобильных технологий, общающиеся на «ты» с социальными сетями и озабоченные такими проблемами, как глобальное потепление и самодостаточное развитие, миллениалы ищут такую рабочую среду, которая отражала бы их идеалы… Крис Бокстейль говорит: «Похоже, что молодое поколение хочет наслаждаться своей рабочей средой… Это должна быть не закостенелая последовательность комнат, ‑ сначала сделай то, потом сделай это, ‑ а пространство, которое поощряет совместную работу. Люди могут с первого взгляда отличить место, которое ценит сотрудников, от места, которое их убивает. Поэтому мы и меняем закрытые двери на открытые».

В статье «Офис будущего – 2020» написано: «Офис будущего будет все более мобильным, поскольку с помощью новых технологий сотрудники смогут работать откуда угодно и в любое время суток… Но увеличенный контроль над тем, как и где люди работают, не обязательно будет означать больше свободного времени. 42 процента опрошенных менеджеров сказали, что, по их мнению, в ближайшие 10-15 лет сотрудники станут больше работать. По правде говоря, все это обозначенные тренды уже существуют сегодня в реальности, включая использование беспроводных технологий для ведения бизнеса круглые сутки из любой точки планеты… The OfficeTeam провела исследования среди работников и менеджеров 1000 крупнейших мировых компаний и обнаружила вот что: технологии будут продолжать менять нашу рабочую среду, влияя на то, как и где мы занимаемся бизнесом… В офисе будущего нужно будет быстрее адаптироваться к изменениям, работать эффективнее, повышать продуктивность и выполнять задачи, лежащие за пределами ваших рабочих обязанностей… Хорошая же новость в том, что те же технологии и возможности обучаться помогут людям справиться с этими трудностями. Среди других результатов исследования следующие:

• Технологии помогут повысить гибкость. Миниатюрные беспроводные устройства, WiFi, WiMax и мобильные технологии позволяет людям еще легче работать даже за пределами офиса. Кроме того, виртуальные среды и сетевые коммуникации позволят людям вне офиса присутствовать на встречах в режиме он-лайн – таким образом, им ненужно будет приезжать лично.
• Возрастет доля удаленной работы. Улучшенная беспроводная связь поможет повысить гибкость рабочих сил. 78% опрошенных управленцев считают, что в ближайшие 10-15 лет доля удаленной работы возрастет. Удаленная работа позволяет сотрудникам работать там, где это им удобно, но создает трудности для общения. Им нужно налаживать взаимосвязь с коллегами при меньшем количестве непосредственного общения.
• Люди будут работать дольше. 42% управленцев сказали, что в ближайшие 10-15 лет люди станут работать больше. Только 9% настаивают, что они будут работать, наоборот, меньше.
• Сотрудники будут находиться в доступе, даже когда уходят в отпуск. С развитием беспроводных технологий от людей будут ожидать, что они будут доступны для связи с офисом, даже когда их нет в городе. 76% опрошенных менеджеров сказали, что в будущем с сотрудниками, уходящими в отпуск, легче будет связаться из офиса.
• Компании и сотрудники переоценят баланс работы и жизни. Может, люди и будут работать больше времени, но одновременно они будут использовать технологии, которые позволят им контролировать свое расписание и расставлять приоритеты. Граница между работой и другими занятиями размоется; людям придется делать несколько вещей одновременно, чтобы со всем справиться.

В статье «Офис будущего» Дженнифер Ле Клэр пишет: «Дизайн офиса может увеличить продуктивность, поощрить совместную работу и даже помочь найти баланс между работой и остальной жизнью – если, конечно, думать обо всем этом во время проектирования. Офисы будущего будут изменяемыми, легко адаптируемыми, почти похожими на клубы – настолько легко сотрудникам будет выбирать, как именно они хотели бы провести день. Офисы будут менее статичными, но более открытыми, прозрачными и, конечно, богатыми на технологии – повсюду WiFi, специальные комнаты для телеконференций и другие способы мгновенно связаться с коллегами и клиентами по всему земному шару… Офис будущего позволит увеличить продуктивность за счет увеличения вовлеченности сотрудников и их связи с брендом, с компанией и друг с другом. Другими словами, более открытый офис позволит увеличить продуктивность за счет поощрения совместной работы и общения между сотрудниками – «видеть» значит «знать» ‑ чем лучше люди друг друга знают, тем комфортнее им друг с другом и тем легче работать вместе. Офис будущего будет поддерживать культуру удобства, то есть будет спроектирован таким образом, чтобы поощрять совместную работу в разных ее вариантах. Например: просторная и гостеприимная зона для ланча и перекусов; места для отдыха с кушетками, удобные столы и стулья расположены по всему офису так, чтобы поощрить и сделать удобными неформальные встречи; конференц-залы также подходят по стилю. Для офисов будущего пространства для взаимодействия станут нормой. Идея «расширенного рабочего места» ‑ это ключ к соблюдению баланса «жизнь – работа». Создание такого рабочего места, которое бы позволяло людям чаще общаться между собой один на один, а также расширяло бы их возможности, представляется очень важным. Что это означает? Офис будущего должен содержать в себе такие удобства, как: тренажерный зал, комнаты для кормящих матерей, кафе со здоровой едой… Организации, которые предоставят своим сотрудникам такие удобства, покажут, что они заботятся о здоровье людей. Это будет становиться все более важным, когда придет время задуматься о росте выплат по здоровью, активной заботе о здоровье, а также удержании и найме сотрудников…

Если вы спросите 20 человек, как будет выглядеть офис будущего, вы скорее всего получите 20 разных ответов… По словам Роджера Кана, «технологии делают нас все более мобильными, а значит, нам все меньше нужны традиционные офисы. Раньше вам обязательно нужно было ходить на работу в офис, потому что там были все данные, все каналы коммуникаций, все возможности пообщаться с коллегами. Виртуальные офисы больше подходят мобильному стилю работы, и доля традиционных офисов сокращается». Это полностью меняет сам концепт офиса. Нам больше не нужно «идти на работу» ‑ нам всего лишь нужно «связаться с работой»; будущее за «продуктивностью в связи». По словам Адама Старка, «Я не уверен, что офис будущего будет сильно отличаться по виду от сегодняшнего. Стили и технологии могут меняться, но я считаю, что людям всегда нужна будет приятная рабочая атмосфера, где они окружены коллегами и единомышленниками…». Пол Моррелл говорит: «Синхронность и нахождение в одном месте становятся ненужными с приходом новых технологий и новых поколений. Нам более не обязательно находиться в одном и том же месте в одно и то же время каждый день… Нам все еще нужен офис, но этот офис будет другим, поскольку технологии и то, как мы работаем – всё это меняется… Однако даже учитывая всю эту моду на социальные медиа и облачные технологии, рабочее место будущего, скорее всего, будет выглядеть так же, как и сейчас».

По материалам сайта: bizshifts-trends.com
© Перевод «ШАГ Консалтинг», 2014