11 способов упорядочить ваш день
Делайте больше с наименьшими затратами, начиная с сегодняшнего дня. Всего несколько простых привычек – и все получится!
Построение успешной карьеры часто приводит к хаосу и созданию завалов: больше встреч, больше проектов, больше решений, больше пунктов в вашем ежедневнике. Однако часто такое скопление дел приводит к меньшим результатам. Именно поэтому минимизация дел – это лучшее, что вы можете сделать в процессе планирования вашего рабочего дня и вашей профессиональной деятельности в целом.
Начните с малого вместо того, чтобы делать полное профессиональное преображение. Попробуйте некоторые методы из этого списка:
Исключить одно «разрешение»
Возможно, вы не думали об этом в данном ключе, но все, что вы делаете, «обучает» людей вокруг вас тому, как с вами обращаться. Позвольте сотрудникам один раз прервать важную встречу или телефонные звонки из-за «экстренных ситуаций», и они, не стесняясь, будут прерывать вас в любое время. Бросайте то, чем занимались, каждый раз, когда кто-то звонит, и они всегда будут ожидать безотлагательного внимания. Отвечайте на электронные письма мгновенно, и люди каждый раз будут ожидать срочного ответа.
Резюмируя: ваши действия дают другим людям разрешение прерывать вас в те моменты, когда вы работаете наилучшим образом.
Один мой друг создал электронный адрес для «экстренных» случаев. И только на письма, приходящие на этот адрес, он отвечал в срочном порядке. И все его сотрудники знали, что для всех остальных случаев существует его основной адрес, который проверяется два раза в день. Это, в свою очередь, заставляло их подстраиваться и действовать определенным образом.
Проанализируйте свой рабочий процесс, выясните, при каких обстоятельствах вы работаете наиболее эффективно, и «обучите» людей вокруг вас позволить вам быть максимально продуктивным.
Выкиньте один отчет
Все равно ни вы, ни тем более ваши сотрудники не читаете их все.
Устраните необходимость одной подписи
Я работал на одном заводе, где старшие смены должны были расписаться за качество продукции до того, как работа запускалась в производство.
Мне это казалось странным: раз мы доверяли операторам следить за тем, чтобы стандарты качества выполнялись в ходе всего процесса производства, почему мы не могли доверить им определить, удовлетворяет ли работа требованиям по качеству до того, как она начнется. У вас наверняка найдется по крайней мере одна такая подпись, от которой вы хотели бы избавиться – например, кто-то из ваших сотрудников где-то по пути сделал ошибку, и вы не хотите за нее отвечать. Однако вы сознательно уменьшили ответственность ваших сотрудников, ибо таким образом вы чувствуете себя на своем месте и укрепляете свой авторитет.
Учитесь абстрагироваться от процессов, к которым вы не имеете отношения.
Избавьтесь от одного из заказчиков
И вы его прекрасно знаете: он требует огромных затрат на содержание, принося при этом низкий доход и несуществующую прибыль. Попросите его повысить оплату или начните предоставлять ему меньше услуг. Если это не поможет – избавьтесь от него.
Сократите свой список дел
Список дел, включающих 20-30 пунктов, не просто трудновыполним, он способен вогнать вас в депрессию. Зачем вообще начинать, если не имеешь понятия, когда сможешь это все закончить?
Вот вы и не приступаете к делам.
Вместо этого попробуйте следующее: создайте wish list, впишите в него все, что приходит вам в голову: все идеи, проекты, задания и т. д. пусть это будет ваш список дел, которые вы хотели бы сделать.
Затем выберите 3 или 4 пункта из этого списка так, чтобы они максимально охватывали различные стороны вашей жизни. Выберите, например, одно самое легко выполнимое задание, одно, которое принесет вам наибольшую прибыль, и одно, которое позволит устранить наибольшее количество проблем.
Сделайте эти 3 пункта вашим списком дел и закончите с этим. Затем, вернитесь к предыдущему списку и выберите еще 3-4 пункта.
Сократите один расход
Прямо сейчас вы тратите деньги на что-то, что вам не нужно, что вы не используете или не хотите. Но с тех пор, как вы это приобрели, вы чувствуете, что должны это использовать. Я подписался на ряд печатных изданий, так как подписка значительно дешевле, чем покупка этих журналов в газетных киосках. «Здорово!» - подумал я. Но потом журналы появились... Они заполонили собой все пространство, заставляя меня читать их. Если бы я не делал этого, они лежали бы вокруг, вызывая у меня чувство вины за потраченные деньги.
Поэтому я выкинул где-то три подписки. Или четыре. И знаете? Я по ним не скучаю!
Часто при попытке сократить расходы мы экономим деньги, но расплачиваемся нашим временем. По факту - мы экономим деньги, но тратим время на потребление или поддержание того, на чем сэкономили.
Избавляясь от одной из затрат, выберите ту, которая освободит не только лишние деньги, но и лишнее время и силы. Ваш рабочий и личный день скажут вам за это спасибо.
Избавьтесь от одной личной обязанности
Все мы часто делаем что-то только потому, что чувствуем, что так надо. Возможно, вы добровольно помогаете другу, хотя чувствуете, что совсем этого не хотите и вам сейчас это совсем ни к чему. Возможно, вы каждую неделю ходите на ланч с друзьями, который, вместо того, чтобы стать отдушиной, оказывается муторным испытанием. Или, быть может, вы безнадежно пытаетесь выучить французский только потому, что вроде как Вы когда-то начали и кажется, что нужно довести это до конца, чтобы не чувствовать себя лодырем. Возьмите одну такую вещь и проанализируйте, зачем вы это делаете? По привычке, потому что так надо? Или, быть может, просто потому, что не знаете, как от этого избавиться? Если одна из причин именно такова – избавьтесь от этого. Сиюминутная боль или, в некоторых случаях, даже протест по поводу отказа от того, что тянет вас вниз, обернется моментальным прояснением смыслов.
Освободившееся время вы сможете потратить на то, что действительно важно. Или просто на то, чтобы дать себе перерыв.
Оптимизируйте свой обеденный перерыв
Вы уже приняли достаточное количество решений. Поэтому вопрос, что съесть на обед, не должен стать одним из них.
Возьмите тунца и небольшой салат. Возьмите что-то простое, здоровое, возможно, даже что-то, что вы сможете съесть на своем рабочем месте. Приберегите свою способность принимать решения для чего-то действительно важного.
В качестве бонуса - вы сможете немного избавиться от лишнего веса и улучшить самочувствие.
Оставьте немного времени для себя
Большинство владельцев малого бизнеса тратят гораздо больше времени на обдумывание отношений с сотрудниками, качество их работы, запросов заказчиков и т. д., чем они могут представить. Выделите 20-30 минут из рабочего времени, которые вы сможете провести в тишине и спокойствии. Закройте дверь и подумайте. А лучше, сходите на прогулку. Физическая нагрузка способствует улучшению работоспособности гораздо больше, чем бесконечные размышления. 40 минутные прогулки 3 раза в неделю способствуют развитию мозговых способностей и улучшению памяти.
И не беспокойтесь, что в Ваше отсутствие может случиться что-то плохое. Как правило, вопросы, которых вы избегаете, решаются сами собой.
Устраните одно усилие воли
Все мы имеем ограниченный запас силы воли. Поэтому, сопротивление некоторым искушениям может вызывать стресс и, в конечном итоге, приводить к истощению. И затем вы поддаетесь им.
А если вам не нужно тренировать силу воли, то вы и не истощаете свою энергию. Допустим, вы держите вазу с конфетами для клиентов на стойке регистрации. И каждый раз, проходя мимо стойки, вам хочется взять конфетку, но вы сдерживаетесь. Сопротивление искушению утомляет вас. Кроме того, если вы будете сдерживаться, то каждый раз, проходя мимо вазы, конфеты будут манить вас все сильнее и сильнее.
Избавьтесь от конфет вообще. Тогда вам вообще не придется тратить на это свои волевые усилия. Возьмите что-то, что заставляет вас проявлять волю – еда, пустое времяпрепровождение, проверка аккаунтов в социальных сетях – и устраните искушение.
Дисциплина утомляет. Дисциплина истощает. Оставайтесь бодрым за счет устранения источника необходимости проявления дисциплины.
Устраните одну категорию решений
Вместо того чтобы принимать целый ряд решений, постарайтесь принимать только одно: решите, кто на самом деле решает.
Скажем, вам регулярно приходится решать, стоит ли устраивать доставку в условиях срыва сроков. Вместо того, чтобы быть тем, к кому все идут за принятием решений, выберите в своей организации человека, ответственного за принятие таких решений. Обеспечьте руководство над этим человеком, параметры полномочий и, если необходимо, помогайте ему советами. И оставьте эти полномочия за ним. Периодически проверяйте, не нужны ли ему новые инструкции. Таким образом, вы тратите свое время на то, чтобы решить, как избавиться от задержки, вместо того, чтобы работать над ее последствиями.
Практически любое решение, которое вы принимаете, вы можете смело переложить на тех, кому вы доверяете. Как научиться им доверять?
Учите, тренируйте, направляйте, проверяйте. Со временем вы таким образом сможете дать вашим сотрудникам не только полномочия и зоны ответственности, но и авторитет, который вы поможете им заработать.
По материалам сайта: linkedinworld.com
© Перевод «ШАГ Консалтинг», 2014