Почему система 5S не работает в офисе

В этом посте я объясню, почему система 5S не работает в офисе, основываясь на своих собственных размышлениях и многолетнем опыте работы с ней. Для тех, кто еще незнаком с системой 5S: она представляет собой инструмент бережливого производства, связанный с организацией рабочего места. На самом деле, 5S – это аббревиатура для 5 японских слов: seiri, seiton, seiso, seiketsu и shitsuke. Их обычно переводят на английский как sorting, или сортировка (ненужные вещи должны быть удалены с рабочего места), straightening, или соблюдение порядка (каждый из оставшихся предметов должен быть на своем месте), cleaning, или содержание в чистоте (реальная уборка, например, бумажными полотенцами), standardization, или стандартизация (предыдущие три пункта должны выполняться систематически), и sustain, или совершенствование (постоянное выполнение этих правил). Компании тратят огромные средства на внедрение этой системы в производство, чтобы заложить основу для других инструментов бережливого производства, таких как TPM (всеобщий уход за оборудованием) и SMED (быстрая переналадка). Они справедливо считают, что организованное рабочее место – залог дальнейшего совершенствования. В действительности, любое организованное рабочее место лучше, чем неорганизованное, поскольку степень организованности в производственной среде влияет на две причины возникновения вопросов к качеству в производстве (ошибки и чрезмерные отклонения).

В связи с популярностью этой системы и с тем фактом, что ее грамотное применение приводит к большей организованности рабочего пространства, в один прекрасный момент кто-то решил, что было бы неплохо воспользоваться системой 5S в офисе. И так началось неверное использование этого инструмента бережливого производства, которое в иных условиях работает очень даже хорошо. Сегодня во многих компаниях можно встретить людей, терпеливо объясняющих посетителям, как офисная система 5S способствовала повышению организованности, снижению издержек, а также прочие магические эффекты, в которые верит руководство компании, которому должно быть виднее. Правда такова, что при внедрении офисной программы 5S обычно проводится тренинг, за которым следуют уборка и организация, а затем кто-то один (или группа людей) начинает проводить аудит 5S в офисе. Видите ли, нельзя эффективно контролировать что-либо, если не можешь это измерить (тут я иронизирую, поскольку подобное умозаключение – одно из самых вредоносных во всей деловой сфере). Люди с планшетами снуют вокруг и постоянно беспокоят офисных работников, тщательно обследуя их рабочие столы, проверяя, находятся ли их степлеры на обозначенных клейкой лентой местах, а иногда даже выдвигая ящики и подсчитывая количество ручек внутри. Все ради усовершенствования. Для тех, кто ведет счет, или для тех, чей бонус зависит от цифр, и для вышестоящего руководства, которому не виднее, эти меры представляются тесно взаимосвязанными с теми волшебными усовершенствованиями, которых ожидаешь от обычного применения хорошей идеи в другой области бизнеса. Для остальных же это, в лучшем случае, веселый повод отвлечься, а в худшем – полнейшая бестактность и пустая трата времени. Я это знаю, потому что мне довелось побывать на обеих сторонах аудита 5S: как в качестве аудируемого лица, так и в качестве аудитора. Могу честно сказать, что даже не знаю, на какой из сторон хуже.

5S в качестве инструмента для организации рабочего пространства на производстве – идея неплохая: это просто проявление немного структурированного «здравого смысла». Те, кто работают на производстве (операторы, технические специалисты и контролеры), способны оценить ту ограниченную значимость, которую привносит такая организованность, и у них обычно с этим нет никаких проблем. Бессмысленные аудиты, которыми должна сопровождаться подобная инициатива (иначе как руководству узнать, что рядовые сотрудники справляются со своей работой?), являются необходимым злом для достижения чуточки чистоты и организованности. И вот, в чем суть: для повторных операций и/или тех операций, которые зависят от точного следования подробным рабочим инструкциям, сохранение рабочего места в чистоте и порядке может способствовать сокращению количества ошибок и отклонений, что неизбежно приводит к повышению качества. Однако подобные повторные операции в офисе, как правило, не осуществляются, а отсюда и отсутствие ценности системы 5S для офиса. Позвольте мне объяснить…

Представьте себе, что Вы – начальник производственного отдела на фабрике с сотнями сотрудников и около 100 миллионов долларов годового объема продаж. Ваш типичный рабочий день может включать утреннее совещание с Вашей командой, за которым следуют несколько часов на производственном участке, в течение которых Вы смотрите, что произошло за предыдущий день, и наблюдаете за различными операциями. У Вас может быть встреча с инспектором для обсуждения ежемесячного объема производства и с руководителем службы техники безопасности, чтобы разобрать новое постановление местных органов власти. Вы перекусываете на ходу, перепроверяете свою электронную почту, беседуете несколько минут с директором предприятия, а затем отправляетесь обратно на производственный участок, чтобы посмотреть, что происходит в начале второй смены. Возможно, Вы обнаружите поломку относительно важной детали оборудования и начнете работу с начальником службы технического контроля над составлением соответствующей документации по отклонению от стандартного течения процесса, а также с главным инженером – над подготовкой запасного оборудования. Наконец, Вы завершаете свой рабочий день короткой встречей с менеджером по персоналу касательно системы оценки производительности труда сотрудников на следующий год, прежде чем отправиться домой с наступлением темноты. Вы вкалывали сегодня более 10 часов и нацелились сделать еще больше дел завтра.

Ни в один момент в течение Вашего рабочего дня не имело совершенно никакого значения, что степлер на Вашем рабочем столе лежал в пределах, обозначенных тонкой клейкой лентой желтого цвета, или что в ящике Вашего рабочего стола было точно три ручки. Такой динамичной и подвижной работе ничуть не способствуют нанесение необходимой разметки на рабочем столе и наличие конкретных точек для расположения этой книги или того ящика для документов. Никто не запоминает результаты последних офисных аудитов 5S, увиденные на информационном стенде. Для людей, выполняющих такой вид работ, офисная система 5S очень быстро попадает в категорию пустой траты времени. Такие люди выполняют работу, которая практически противоположна повторяющимся действиям, и ей ни на йоту не способствует использование концепции, заключающейся в нанесении разметки из клейкой ленты на рабочих столах сотрудников и подсчете количества ручек в их ящиках. Конечно, профессиональная деятельность начальника производственного отдела должна вписываться в рамки определенной системы. Именно поэтому у нас есть ISO 9001 и прочие стандарты системы управления, но применение концепции, предназначенной для производственной сферы, в подобной рабочей среде, в действительности, вредит тем людям, которые занимаются ключевыми видами деятельности для поддержания бизнеса в рабочем состоянии.

А что Вы думаете о применимости системы 5S в офисе?