Управление временем

Как вам известно, на прошлой неделе я побывал на семинаре с тем, чтобы научиться лучше управлять своим временем. Одной из тем, показавшихся мне наиболее интересными, был вопрос о том, как персонал может помочь руководителю наиболее эффективно распоряжаться его временем. В связи с этим мне хочется поделиться с вами некоторыми из тех приемов, которые я узнал и с помощью которых вы можете помочь мне.

• Помогайте мне с огромными объемами представляемых мне для ознакомления материалов и документов выделением важнейших мест в статьях, записках или сначала кратко информируйте меня об их содержании.
• Телефонные звонки, посетители, запросы на информацию, решение проблем и тому подобное не должны автоматически передаваться мне. С ними в первую очередь должны разбираться те, кого это касается непосредственно. Если же все-таки потребуется мое участие, будьте уверены, что у вас уже выделены все необходимые детали и что вы полностью ввели меня в курс дела до того, как мы будем встречаться с людьми из других подразделений или организаций.
• Сводите до минимума не-необходимую бумажную работу, старайтесь избавляться от бумаг на моем и своих столах путем переадресовки, делегирования и перераспределения бумажных потоков.
• Принимайте те решения, которые вы способны принимать. Берите на себя ответственность, не ждите, чтобы я вам ее делегировал. Когда у вас есть какие-либо сомнения, расскажите мне о том, что собираетесь делать. Вы меня сильно выручите, если мне не придется заниматься этим самому.
• Когда же я даю вам какие-либо задания, это вовсе не означает, что вы должны их выполнять лично. Делегируйте их выполнения нижестоящим исполнителям, которые смогут с ними успешно справиться.
• Исповедуйте принцип "Завершенной Работы" - приносите мне результаты своей работы тогда, когда она закончена и когда вы можете ею гордиться. Если вы написали очень большой отчет, будьте добры, сделайте к нему небольшое резюме на страницу.
• Самостоятельно и ответственно принимайте решения по поводу приоритетов в своих делах. В случаях, когда я прерываю вас, спросите меня, является ли новое задание более важным и первоочередным по отношению к тому, что вы в данное время выполняете. Тогда мы сможем все это обсудить и согласовать приоритеты. Я же не могу узнать о ваших приоритетах, если вы мне о них не расскажете.
• Помогайте мне лучше проводить собрания. Если вам представляется нецелесообразным какое-то совещание, скажите, чтобы я его не проводил. Но если все-таки мы проводим совещания, давайте будем уверены, что мы делаем это эффективно. Давайте будем уверены в том, что ведущий (я или кто-нибудь еще) заранее раздал повестку дня, перечислил всех участников, обозначил время начала и завершения собрания. Если мы по ходу дела ушли куда-то в сторону, верните нас к основной теме. Давайте будем уверены, что протокол встречи, раздаваемый впоследствии всем участникам, будет содержать принятые решения и результаты собрания, задания и сроки их выполнения. И это должно стать ответственностью каждого участника, независимо от того, кто был инициатором собрания.

Помогайте мне и себе, используя эти приемы, и я уверен, что мы увидим реальные результаты нашей эффективности и нашего успеха.

Источник: © Walt Thompson & Associates, "Creating Quality Organization", 1995