7 простых способов избавиться от переизбытка e-mail-общения

Эти несложные советы от эксперта в области цифрового общения помогут Вам избавиться от зависимости от e-mail-общения и могут оказаться очень полезными для успешного тайм-менеджмента.

Среднестатистический работник в США тратит половину рабочего дня на электронную почту. Он постоянно привязан к своему смартфону, вынужден реагировать на периодически возникающие диалоги, которые очень сильно перегружают электронную почту.

Опираясь на свой опыт эксперта в области цифрового общения, я составила список лучших приемов, которые могут оказаться очень полезными для Вас или Ваших сотрудников. Они помогут снизить постоянную привязанность к общению с помощью электронной почты и значительно сэкономить Ваше время.

1. Убедитесь, что e-mail – подходящее средство коммуникации

Не для всех видов общения подходит электронная почта. Разделите свое личное общение по типам взаимодействия: одни разговоры больше всего подходят для телефонных диалогов, другие – для общения по электронной почте, а третьи требуют личных встреч непосредственно с собеседником. Примите такую политику компании, которая не позволяла бы электронной почте по умолчанию стать основным способом общения сотрудников. Есть отличный совет, как это осуществить – не начинайте обсуждения чего-либо по электронной почте: такие дискуссии (понять суть проблемы и затем обсуждать ее) занимают значительно больше времени, – гораздо продуктивнее обсуждать проблемы непосредственно с собеседником вживую.

2. Думайте о человеке, который будет читать Ваше письмо

Огромное количество ответов в e-mail-переписке представляют собой уточнения содержания предыдущих писем или дополнительные вопросы, касающиеся проблемы. Все это растягивает процесс переписки, вместо того, чтобы завершить обсуждение. Значительно снизить поток постоянной обратной связи возможно, если уделить больше внимания собеседнику (получателю Вашего письма) и постараться сразу создать такое сообщение, которое заранее могло бы ответить на все его вопросы. Перед тем как нажать кнопку «отправить», подумайте: указали ли Вы в письме всю необходимую информацию? Поймет ли получатель мое сообщение? Понятна ли моя точка зрения на проблему? Очевидны ли последующие действия?

3. Предугадывайте вопросы

Самый легкий способ сократить ненужные диалоги – это постараться предугадать, какое общее представление о проблеме и какие вопросы могут возникать у собеседника после прочтения Вашего сообщения. Например, если Вы отправите очень краткое письмо, сообщающее, что «совещание сегодня отменяется», получатель, вероятно, может заинтересоваться, почему, и на какое число оно переносится... Предвосхищайте реакцию получателя и описывайте проблему подробно, заранее отвечая на те вопросы, которые могут, по Вашему мнению, возникнуть.

4. Акцентируйте важную информацию с помощью маркеров, цветов и т.д.

Многие люди не читают текст полностью. Из-за быстрого темпа современной жизни мы бегло прочитываем, «сканируем» информацию, выискивая самое важное. Наверняка Вы замечали, что большинство интернет-издательств используют выделение текста, маркировки, жирный шрифт и прочее для того, чтобы обеспечивать постоянную вовлеченность читателя. То же самое относится и к Вашим электронным письмам. Не отправляйте монотонное, одинаково оформленное сообщение, в котором содержится основные мысли Вашего послания – они просто потеряются в сплошном тексте.

5. Экономьте время – создавайте шаблоны писем

Многие письма к сотрудникам, клиентам или коллегам по структуре похожи. Вместо того, чтобы каждый раз начинать письмо сначала, сохраните несколько шаблонов, заранее оформленных в подходящем стиле, которые будут напоминать Вам о тех важных деталях, которые необходимо упомянуть в письме. Например, в моей компании исследователи используют шаблоны для стандартного обновления статуса клиента. Я использую шаблон для создания моего ежемесячного письма с новостями о компании, и для того, чтобы представлять новых коллег остальным сотрудникам.

6. Оценивайте целевую аудиторию

Не относящиеся к делу сообщения часто даже не открываются и могут производить негативное впечатление на адресата. Несколько раз подумайте о том, кого именно Вы вписываете в графу «отправить». Действительно ли этот человек нуждается в этой информации, или же Ваше письмо сразу же будет отправлено в корзину?

7. Выберите свои предпочтение в e-mail-переписке

Установите свои личные предпочтения в общении по электронной почте (насколько часто Вам можно оправлять письма и в какое время) и убедитесь, что их знают все сотрудники Вашей компании. Когда вы возглавляете проект, не устанавливайте правило, обязывающее вставлять Ваш адрес в копии всех переписок сотрудников. Просто давайте Вашим сотрудникам знать, когда Вам необходимо предоставлять информацию о происходящем. Аналогично, также узнайте у своих коллег и подчиненных их предпочтения в e-mail-переписках