Внимание к деталям

Алекс Кавулакос (Alex Cavoulacos) - президент и основатель «The Muse», специализируется на развитии и ведении быстрорастущего бизнеса

Моя должностная обязанность в качестве управляющего заключается в том, чтобы дать членам моей команды возможность выполнять свою работу наилучшим образом, и в том, чтобы быть конечным пунктом контроля качества, прежде чем результат этой работы выйдет в свет. В связи с этим, я разработала несколько систем для выборочной проверки внимания к деталям, которая делает меня более уверенной в той работе, которую я просматриваю. Если проверка пройдена успешно, работа скорее получит мое одобрение. Если проверка провалена, я уйду с головой в работу в поисках намного большего количества деталей, чтобы убедиться, что она отвечает требованиям.

Ниже я перечислю некоторые из моих вариантов быстрой выборочной проверки, чтобы вы могли обнаружить эти ошибки раньше, чем ваш начальник, и продолжали впечатлять своих коллег невероятным вниманием к деталям.

1. Проверка точности

Вы работаете с цифрами? Прежде чем высылать коллегам анализ данных, убедитесь в том, что ваши числа сходятся. Проверьте, точно ли подсчитаны ваши итоговые суммы (распространенная ошибка: суммарный итог, который должен составлять 100%, получается больше или меньше из-за округления) и всегда ли корректны показатели, которые вы используете во всем документе. В процессе выполнения работы указывайте источник (когда это уместно), и вы проявите себя как внимательный к деталям сотрудник, на которого можно положиться.

2. Проверка согласованности

Один из способов проверить, был ли человек внимателен, корректировал ли он свою работу, и соблюден ли высокий стандарт качества – проверка согласованности. Одинаково ли оформлены все ваши маркеры абзаца (включая одинаковые знаки препинания, которыми они заканчиваются, или их отсутствие)? Используете ли вы одинаковое выделение прописными буквами для всех заголовков раздела в своем документе? Вы пишете «проценты» или используете знак «%»? Конечно, одна неточность – это еще не конец света, но если их несколько в одном документе, вы можете произвести впечатление человека, не уделяющего должного внимания своей работе или выполняющего ее как попало.

Эта подсказка применима и для соискателей на должность: убедитесь в том, что все ваше резюме имеет логичное содержание и единообразное форматирование!

3. Проверка полноты

Очень часто документ или ответ по электронной почте от моего сотрудника – это результат комплексного запроса; в нем может быть несколько разделов или длинный перечень вопросов, на которые я жду ответа. В таких случаях я проверяю, чтобы каждый раздел или вопрос был учтен. Если какая-то информация полностью отсутствует, я знаю, что нужно быть готовой засучить рукава и уйти с головой в работу, потому что велика вероятность, что она не завершена.

Вывод: прежде чем отправлять рабочий продукт, проверьте его завершенность. Вполне допустимо написать так: «Части 1, 2 и 4 представлены ниже. Часть 3 я доработаю к концу дня» – просто убедитесь, что не забыли вообще упомянуть часть 3. Вы произведете впечатление человека, который организован и держит все под контролем, а не рассеянного и небрежного.

В качестве бонуса: Этот совет не относится к выборочной проверке, но все же убедитесь в том, что не совершаете самую распространенную ошибку начинающего специалиста с точки зрения внимания к деталям: опечатки. Это случается гораздо чаще, чем вам кажется, и влияет на мнение вашего руководителя и клиентов о вас. Пробегитесь по своему тексту, чтобы, как минимум, проверить орфографию, и, если это важно, распечатайте его и просмотрите на бумаге.

Я бы также рекомендовала эту быструю хитрость: прочитайте свой текст в обратном направлении. Прочтение своих слов в другом порядке может помочь вам легче выявлять ошибки.

По материалам сайта: themuse.com

© Перевод «ШАГ Консалтинг», 2019