10 главных тенденций аутсорсинга в малом бизнесе

Амит Муллерпаттан (Amit Mullerpattan)

Расширяющийся доступ к интернету и развитие инструментов для взаимодействия в режиме онлайн существенно изменили аутсорсинг в малом бизнесе за последние годы.

Предлагаю рассмотреть 10 ключевых тенденций в привлечении независимых подрядчиков при реализации проектов и при существующих кадровых потребностях.

1. Аутсорсинг – это современно

Благодаря популяризации в бестселлере «Четырехчасовая рабочая неделя» (The 4-Hour Workweek), все больше людей сейчас осознают, что их работу может выполнить кто-то другой, даже если речь идет о независимом предпринимателе. Согласно статистическим данным, опубликованным Управлением по вопросам малого бизнеса США, 56% малых предприятий в США со 100 сотрудниками или менее имеют меньше 5 сотрудников. Если в вашем бизнесе нет сотрудников или их количество очень мало, у вас может быть туго со временем, и может возникнуть потребность в аутсорсинге. Руководствуясь соображениями экономии и необходимостью контролировать расходы, для выполнения разных работ все больше предприятий предпочитают вариант привлечения специалистов на договорной основе и стараются как можно дольше откладывать найм новых сотрудников.

Малые предприятия также продолжают расширять границы того, что можно отдать на аутсорсинг. Они находят элементы для возможного аутсорсинга даже в тех видах деятельности, которые прежде считались ключевыми. Например, австралийское малое предприятие, специализирующееся на онлайн маркетинге, использует услуги телемаркетинга множества поставщиков для перекрестных продаж своей линейки продукции потребителям.

Как использовать эту тенденцию:

• Пересмотрите, какую работу можете выполнять только вы или ваши сотрудники.
• Если и не всю работу, то хотя бы какие-то ее элементы можно отдать на аутсорсинг?
• Будьте готовы предварительно уделить какое-то время обучению вашего партнера по аутсорсингу.

2. Мы раньше встречались? Маловероятно!

Доверительное отношение к людям, с которыми вы не встречаетесь лицом к лицу, получает все большее распространение. Социальные сети и современные средства коммуникации помогают завязывать отношения людям, которые никогда прежде не встречались. Эти площадки все чаще становятся возможностью для малого бизнеса выйти на связь и выстроить основанные на доверии отношения со своими партнерами по аутсорсингу.

Возможно, десять лет назад вы не могли и подумать о том, чтобы привлечь для работы кого-то не из вашего города или региона. Теперь же поиск поставщиков и независимых подрядчиков по всей стране или даже по всему миру – вполне обычное явление.

Как использовать эту тенденцию:

• Если вы поставщик, обеспечьте свое присутствие в сетях профессиональных знакомств, чтобы создать представительство бренда в интернете. Убедитесь, что вас легко найти, и клиенты смогут узнать о вас.
• Оцените, какой способ связи дает вам наилучшие результаты. Учитывайте также, где находятся ваши клиенты, и какой вид связи они предпочитают.

3. Новые способы назначения цены услуг

Платежные планы, организованные так, чтобы стимулировать успех, становятся все более популярными. Два стандартных способа оплаты - “фиксированная цена” и “время и материалы”. Сейчас мы видим системы ценообразования, которые сочетают в себе преимущества каждого из этих двух способов. Например, дизайн веб-страницы имеет фиксированную стоимость за одну страницу. Последующие изменения, запрошенные клиентом, оплачиваются на основе цены за час труда. Комбинированная система ценообразования может сэкономить покупателю целых 30% от общей стоимости и позволяет избежать конфликтов. Она также выравнивает интересы покупателя и продавца.

Как использовать эту тенденцию:

• Разделите свой проект на 2 части: часть, которая четко определена и вряд ли будет изменена, и часть, в которую нужно будет вносить изменения по мере получения результатов на каждом этапе.
• Установите фиксированную цену для четко определенной части, а в отношении всего остального согласуйте почасовую ставку.

4. “Нам нужно поговорить”

В сфере недвижимости мантра звучит так: «Месторасположение. Месторасположение. Месторасположение.». В аутсорсинге же мантра такая: «Общение. Общение. Общение».

Организационные схемы, которые четко определяют функциональные обязанности и способы общения, играют все более важную роль в успешном аутсорсинге. Малые предприятия осознают важность такого строгого подхода к определению организационных схем.

Например, вы можете установить график регулярного анализа хода реализации, чтобы эффективно управлять проектом и контролировать прогресс. Это более предпочтительно, чем сдавать проект в работу, а затем неделями не получать никаких сведений о состоянии дел. Сегодня обмен мгновенными сообщениями и технологии совместной работы упрощают осуществление регулярного контроля.

Как использовать эту тенденцию:

• Когда вы отдаете проект на аутсорсинг, установите определенный режим ежедневных или еженедельных отчетов (звонков, колл-конференций и пр.) для проверки состояния дел в зависимости от масштабов проекта.
• Продолжительность таких отчетов зависит от характера вашего проекта, но, как правило, достаточно 1 часа и менее.
• Это особенно важно, когда вы работаете с новым поставщиком.

5. Переводим отношения на новый уровень – аутсорсинг регулярных процессов

Малый бизнес открывается навстречу аутсорсингу регулярных процессов в дополнение к проектам. Аутсорсинг задачи/ проекта (например, подача налоговой документации) – это, как правило, единичное мероприятие, в то время как аутсорсинг процесса (например, ведение бухгалтерского учета) требует выстраивания взаимоотношений. Аутсорсинг процесса также требует большей ответственности от поставщика, чтобы он вплотную ознакомился с бизнесом своего клиента и с его потребителями.

Как использовать эту тенденцию:

• В том, что касается проектов, которые вы отдаете на аутсорсинг, проверьте, могут ли какие-либо действия, которые вы осуществляете до проекта или после него, быть также выполнены вашим партнером по аутсорсингу.
• Если вы отдаете на аутсорсинг процессы, оценивайте поставщиков по степени их понимания юридических и нормативных нюансов, связанных с тем процессом, которым они будут управлять.

6. Мозаика аутсорсинга

Как клиенты, так и поставщики услуг отрабатывают навыки, необходимые для успешной реализации территориально рассредоточенных проектов. Малые предприятия осваивают дистанционную работу с наиболее компетентными профессионалами вне зависимости от того, где они находятся.

Умение разделить процесс на компоненты, которые могут быть реализованы разными людьми, но будут скомбинированы вместе для конечного результата, – это сложный навык, который крайне высоко ценится.

Как использовать эту тенденцию:

• При аутсорсинге проекта сосредоточьтесь на выборе того, кто сможет выполнить работу наилучшим образом.
• Если вас беспокоят другие факторы, такие как местонахождение, культурная близость, разница во времени и т.п., поделитесь этим со своим партнером по аутсорсингу.
• Обсудите, как можно снизить риски, связанные с этими факторами, и найдите решение, которое будет справедливым по отношению к обеим сторонам.

7. Давайте сотрудничать!

Такие инструменты, как Basecamp, Zoho и Google Docs, обеспечивают дешевую возможность сотрудничества между континентами. Вам больше не нужно беспокоиться о том, установлены ли у клиента или поставщика услуг такие же программные приложения, и в каком формате вы будете сдавать работу. Общедоступные онлайн приложения позволяют вам обмениваться информацией, сведениями о ходе выполнения проекта и результатами работы легко и беспрепятственно.

Как использовать эту тенденцию:

• Решите, какие средства совместной работы вам нужны, и выберите то, что наилучшим образом отвечает вашим потребностям и не усложнит вам жизнь ненужными наворотами.
• Если нужно, научите своего партнера по аутсорсингу, как наиболее эффективно использовать этот инструмент.

8. Раздвигая границы сложности

Важные и сложные услуги, как то: юридические услуги, управленческий учет и профессиональная подготовка, все чаще отдают на аутсорсинг во всем мире. Отчасти это связано с пунктом 2, указанным выше, т.е. с тем, что нам становится значительно удобнее иметь дело через всемирную сеть с людьми, которых мы никогда раньше не видели.

Эта тенденция также требует от поставщиков быть более компетентными и эффективными при работе с более комплексными задачами.

Как использовать эту тенденцию:

• Рассмотрите более внимательно специализированные услуги, которые являются самыми дорогими в вашем бизнесе – возможно, стоит подумать об аутсорсинге в этих сферах.
• Начните с малого и высылайте по отдельной порции менее дорогим поставщикам, которые могут выполнить более простые компоненты задания за меньшую цену.
• Развивайте взаимоотношения по мере того, как обе стороны становятся более уверенными в работе с дополнительной сложностью.

9. За границей или дома? Выбор – за вами!

Малый бизнес созрел до того, чтобы учитывать все разнообразие факторов, прежде чем принимать решение об аутсорсинге. Те задачи, которые требуют присутствия в том же часовом поясе и уважения к культуре, выполняются дома. Те задачи, которые не так критичны по срокам или не так подвержены влиянию культуры, могут выполняться «заграничными» аутсорсерами.

Как использовать эту тенденцию:

• Оцените, могут ли ваши партнеры по аутсорсингу обучиться некоторым культурным аспектам, если они живут в другом регионе.
• Отдавайте «заграницу» только те задачи, которые четко определены. Для тех задач, которые требуют вашего участия по несколько раз за день, выбирайте поставщика, который сможет работать в вашем часовом поясе.

10. Просто скажите мне, когда все будет закончено!

Малые предприятия ценят тех поставщиков, которые могут поддерживать их на протяжении процесса реализации проекта. Малый бизнес все больше начинает понимать, что пояснение задач, определение основных этапов развития и графика работы, отслеживание прогресса и т.д. играют решающую роль в успехе проекта.

Мы сейчас наблюдаем появление все большего числа агентств и фирм, которые предоставляют ценные кадры для аутсорсинга и разбираются со всеми накладными расходами для клиента.

Как использовать эту тенденцию:

• Оцените, сколько времени в итоге тратите вы и ваши сотрудники на поиск поставщиков и на поручение заданий, а также отслеживание их выполнения. Это может быть очередной услугой, которую вы отдадите на аутсорсинг сторонней организации.
• Ищите специалистов с хорошими коммуникативными способностями и опытом в настраивании процессов, дающих результат.

А какие тенденции наблюдаете вы в своем бизнесе и на предприятиях вокруг вас в том, что касается аутсорсинга?

По материалам сайта: www.smallbiztrends.com

© Перевод «ШАГ Консалтинг», 2019

27 мая 2019