5 ключевых показателей для измерения успеха проектного офиса

Об авторах: Майкл О’Брота – PMP, президент компании Zozer, человек с 30-летним опытом в проектном управлении. Успешный автор, преподаватель, руководитель и консультант. Будучи главным руководителем проектов в ЦРУ, он управлял развитием проектного управления во всех подразделениях управления.

Керт Финч – Генеральный директор в компании Journyx, разработчик первого в мире онлайн приложения по учету времени.

1. ROI
2. Рост продаж
3. Время выхода продукта на рынок
4. Доступность услуги
5. Использование услуг

Проектный офис помогает компании сократить время вывода продуктов на рынок, обеспечивая соблюдение сроков проекта. Это способствует достижению удовлетворенности клиентов, увеличению доверия к команде проекта и дает более широкие возможности точного прогнозирования жизненного цикла новых проектов. Что еще более важно, он гарантирует, что продукт, выпуск которого зависит от времени, например, компьютерная игра с рождественской датой релиза, не пропустит дедлайн, что может привести к резкому сокращению или отмене продаж.

Для большинства компаний роль проектного офиса остается загадкой. Безусловно, все знают, что проектные офисы существуют для рационализации проектных операций и предотвращения расхода времени и денег. Но чем же они на самом деле занимаются? Неспособность найти ответ на этот вопрос заставила множество компаний задуматься о ценности их проектных офисов спустя годы после их открытия. Однако доказывать свою ценность приходится проектному офису, а не руководству компании, и давайте признаем, они не всегда могут конкретно продемонстрировать свой успех.

Поскольку проектный офис является тем отделом, который постоянно должен увеличивать эффективность, демонстрировать этот постоянный рост может быть проблематично. Однако, это необходимо. Согласно исследованию Project Management Institute приблизительно половина всех проектных офисов закрываются в течение двух лет после их открытия.

Ниже приведен список важных ключевых показателей эффективности, при помощи которых проектный офис может измерить свою продуктивность в контексте общего успеха компании. Этот список составлен на основании данных, полученных из исследования проведенного Центром Бизнес Практик, ставшего основой книги «Доказательство ценности проектного управления». Эти специфические показатели KPI имеют большую значимость для руководителей и были определены для улучшения практики управления проектами.

Помните, что большое количество ключевых показателей эффективности сродни слишком большому количеству датчиков на приборной панели автомобиля. Они будут только запутывать Вас, когда Вы попробуете сопоставить все данные. Более эффективно сосредоточится на одном или двух показателях, и посмотреть, как успех в этих категориях преобразуется в ваше определение успеха компании. Имея это в виду, взгляните на следующие показатели, которые проектный офис может использовать, чтобы утвердится в качестве движущей силы компании:

1. ROI

ROI = (Доход – Инвестиции) / Инвестиции* 100%

Проектный офис увеличивает ROI компании, предоставляя гарантию того, что проекты завершаются успешно согласно требованиям, утвержденным руководством и другими заинтересованными сторонами. Исходя из этого факта, ROI как ключевой показатель эффективности предоставляет неполный взгляд на производительность проектного офиса. Это связано с тем, что проектный офис, как правило, не оказывает прямого влияния на прибыль от инвестиций. Он представляет собой ту основу, на которой можно построить успех. В таком случае, ROI необходимо рассматривать в комбинации с другими показателями для определения конкретного влияния проектного офиса на общую производительность компании. ROI может быть использован для измерения успеха, но чтобы определить фактический вклад проектного офиса этот показатель необходимо рассматривать отдельно для каждого проекта.

2. Рост продаж

Рост продаж = (Объем продаж за текущий период - Объем продаж за предыдущий период) / Объем продаж за предыдущий период

Проектный офис способствует увеличению объема продаж таким же образом, как влияет на ROI. Он создает среду, в которой рост продаж может осуществляется без усилий, зачастую улучшая другие показатели, представленные в этом списке, например время выхода на рынок или доступность сервисов. Однако измерение роста продаж не позволяет точно установить роль проектного офиса в увеличении этого показателя. Тем не менее, повышение уровня продаж очень привлекательный показатель для руководителей высшего уровня, в частности, финансовых директоров, потому что именно на него обращают внимание инвесторы. Несмотря на свои очевидные ограничения, рост продаж важный показатель, поскольку улучшения в этой области предоставляют больше финансовых возможностей для компании и могут обеспечивать подтверждения важности проектного офиса тем, кто не верит в его пользу.

3. Время выхода продукта на рынок

Время выхода продукта на рынок = Отрезок времени, от формирования концепции до выхода продукта/сервиса.

Альтернативный показатель времени выхода на рынок = Фактическое время завершения проекта – плановое время завершения проекта.

Проектный офис может улучшить показатель времени выхода на рынок двумя способами. Во-первых, увеличивая скорость завершения проектов. Преимущества этого очевидны: чем быстрее завершается проект, тем быстрее продукт/услуга будут готовы к выходу на рынок, что обычно означает большую удовлетворенность клиентов и компании. Также этот показатель можно улучшить, увеличивая соответствие расписанию проекта. Это способствует достижению удовлетворенности клиентов, увеличению доверия к команде проекта и дает более широкие возможности точного прогнозирования жизненного цикла новых проектов. Что более важно, этот показатель гарантирует, что продукт, выход которого зависит от времени, например, компьютерная игра с рождественской датой релиза, не пропустит дедлайн, что может привести к резкому сокращению или отмене продаж. Улучшая показатель времени выхода на рынок, проектный офис может упростить процессы. Например, проект может быть завершен вовремя без пропуска этапов в его реализации.

4. Доступность услуги

Доступность услуги = Фактическое время начала – Оптимальное время начала

Доступность услуги определяется отношением даты начала проекта к запланированной дате старта проекта. Этот показатель отличается от времени выхода на рынок по двум пунктам. Во-первых, он измеряет время, которое отводится на выполнение конкретных задач, в то время как показатель время выхода на рынок относится к окончательной дате выхода продукта. Во-вторых, он может быть измерен в нескольких точках в ходе реализации проекта. Имеет смысл рассматривать доступность услуги в качестве контрольного показателя для компании, поскольку он измеряет способность завершить больше проектов или выделить больше времени на значимые проекты. При высоком показателе доступности услуги, в случае необходимости, проектный офис может выделять ресурсы на критические задачи. Повысить его можно за счет оптимизации задач и точного планирования будущих проектов. Низкий показатель доступности услуги означает высокую доступность сервисов. Проектные офисы специализируются на повышении показателя доступности услуги за счет оптимизации задач и точного планирования будущих проектов. Однако, компания должна быть осторожной и не повышать этот показатель до такой степени, при которой возникает большое количество не используемых ресурсов. Впустую потраченные ресурсы могут утечь так же, как и деньги компании при плохом управлении графиком услуг.

5. Использование услуг

Использование услуг = Человеко-часы проекта/ Общее время проекта

В дополнение к распределению задач путем повышения доступности сервиса, использование услуг позволяет проектному офису удостовериться, что время расходуется эффективно. Использование услуг означает контроль ресурсов, выделенных на проект, в частности, человеческих ресурсов. Опытные проектные офисы могут не только уменьшить число сотрудников, которые недо- или перерабатывают, но также и назначать людей на те задачи, с выполнением которых они могут справиться лучше всего, максимизируя отдачу от их времени. Рост этого показателя означает более высокое качество результатов проекта за то же количество времени. Этот показатель поможет повысить удовлетворенность клиентов и сотрудников компании, и будет гарантировать, что компания получает максимальную отдачу от своих сотрудников.

Этот список показывает, что проектный офис может сделать для компании. В то время как проектный офис доказал свою общую значимость для компании, вопрос о его детальном вкладе по-прежнему открыт. Это недопустимо в мире, где большинство компаний измеряет свою деятельность показателями. Обеспечьте ваш проектный офис этими показателями успеха и позвольте ему стать маяком эффективности в море беспорядочных показателей.

По материалам сайта: www.advanta-group.ru