На помощь!

Поток ваших дел все увеличивается и двух рук и одной головы уже не хватит, чтобы успеть сделать все запланированное? Значит, пришла пора обзавестись личным помощником 
 

"Эмили! Мне нужно 10-15 рубашек от Calvin Klein, проверь, чтобы у нас был пятьдесят девятый в восемь утра, напомни Джастину, что я хочу бросить взгляд на сумки с пони, над которыми работает Мартин, и скажи Симоне, что я возьму Джекки, если Бекки не может… И не задавай глупых вопросов!" С такой тирады-поручения началась работа главной героини нашумевшего фильма "Дьявол носит Prada" у главы модного журнала.

Пожалуй, этот фильм — лучшая художественная иллюстрация того, каково работать личным помощником у большого босса. И это не плод буйной фантазии режиссера — в реальной жизни все примерно так и происходит.

Содержать личного помощника — удовольствие недешевое, поэтому большинство предпринимателей стараются оттянуть момент его найма. Но только до поры до времени… "Когда не успеваешь заказать билеты в отпуск, который давно обещал жене; когда костюм, сданный в химчистку, висит там уже второй месяц, потому что по пути на работу она еще закрыта, а по пути домой — уже закрыта; когда забываешь про день рождения своего школьного приятеля, а зайдя в свой любимый ресторан, удивляешься, что там нет свободных мест и столик надо было заказывать заранее, — начинаешь понимать, что с этим надо что-то делать! Кто-то должен об этом позаботиться!" — рассказывает генеральный директор детской галереи "Якиманка" Андрей Круглов, вспоминая момент, когда он решил нанять личного помощника.

"Мне личный помощник понадобился несколько лет назад, — говорит генеральный директор агентства маркетинговых коммуникаций "Агентство Ключевое Звено" Денис Рыжов. — Особенно остро его нехватка ощущалась в те моменты, когда я чувствовал, что упускаю некоторые вещи или неверно расставляю приоритеты. Правда, полное понимание, что тебе необходимы личный помощник и водитель, приходит только после того, как они приступили к работе, — начинаешь удивляться, как же ты раньше справлялся без них!"

"К середине 2009 года я уже больше года работал в России и вполне справлялся со всеми делами самостоятельно, — вспоминает Пабло Гонсалес де Коссио, директор по продукции компании Mabe.

- Но потом настал момент, когда я понял, что количество задач растет и на каждую из них приходится затрачивать все больше времени, которого и так катастрофически не хватает. Вот тут-то и возникло желание нанять ассистента, который поможет усовершенствовать бизнес-процессы и решить поставленные задачи в более сжатые сроки".

Впрочем, прямой зависимости между размером бизнеса и наличием личного помощника у руководителя не существует. "У нас есть клиенты, которые прекрасно обходятся без помощников, имея стомиллионный бизнес, — рассказывает генеральный директор консалтинг-центра "Шаг" Светлана Емельянова. — А есть и такие, кто при сравнимых оборотах бизнеса не может справиться с текущими задачами без дополнительных рук. Все зависит от личных качеств предпринимателя. Как-то давно мы познакомились с одним предпринимателем, у которого был совсем небольшой бизнес. Но он честно признался себе, что с организаторскими способностями у него "напряженка", и сразу же взял себе личного помощника".

Многие руководители начинают задумываться о найме помощника, объективно оценив стоимость своего времени и сопоставив эту цифру с зарплатой дополнительного сотрудника. Время — невосполнимый ресурс, поэтому зачастую гораздо выгоднее потратить дополнительные 30-50 тыс. рублей в месяц (именно столько в среднем получают личные помощники) и переложить выполнение простых дел на других людей. А в освободившиеся дни и часы решать по-настоящему сложные задачи, от которых зависят перспективы бизнеса.

"Все, хватит! Беру помощника!" — Сказав себе это, руководитель сталкивается с серьезной проблемой: где найти человека, понимающего все с полуслова? Каждый решает эту задачу по-своему — кто-то обращается в кадровое агентство, кто-то находит помощника среди сотрудников своей компании, кто-то ищет его с помощью HR-отдела.

"Оба раза помощников мне подбирала наша служба персонала, — рассказывает генеральный директор сети кафе-кондитерских "АндерСон" Анастасия Татулова. — Приходилось просматривать довольно большое количество кандидатов — но получилось так, что первый пришедший кандидат запомнился мне больше всего! И, просмотрев еще двадцать человек, я все равно выбрала его!"

Интуитивное понимание, что это "тот самый человек", и быстро установившийся невербальный контакт в случае с личными помощниками часто важнее их дипломов, рекомендаций и опыта работы. Так как взаимодействовать с помощником приходится постоянно, без понимания друг друга не обойтись.

"Иногда сложно сказать, почему нам нравится или не нравится тот или иной человек — мы это чувствуем, нам это подсказывает наш опыт, наше сознание и подсознание, — считает коммерческий директор компании "Анеста Аудит" Ольга Цвериянова. — Бывает, что у кандидата в личные помощники и опыт подходящий, и результаты потрясающие, и образование престижное, а интуиция подсказывает тебе: "Не подходит он нам, с ним будет сложно, проблем не оберешься!" И, как правило, верно подсказывает... Тесты, интервью, кейсы — все это отличные инструменты. Однако прием сотрудника на работу — задача со многими неизвестными, и ее нельзя решить чисто математическими методами. Если руководитель поверил в кандидата, то в большинстве случаев этот выбор окажется правильным. "При подборе личного помощника я не обращала внимания на количество пройденных кандидатом курсов и полученных им сертификатов, — продолжает Ольга Цвериянова, — потому что главное в нашей работе — это практические навыки, а не полученные за короткий срок теоретические знания, которые никогда на практике не применялись. Сами собеседования я проводила в форме обыкновенной беседы, цель которой — выявить уровень интеллекта конкретного человека и понять, действительно ли ему интересно заниматься этой работой. Ведь самый хороший сотрудник тот, кто не просто работает за деньги, а получает от работы удовольствие".

"Для меня помощник — не просто секретарь, а продолжение моего "я", — добавляет Анастасия Татулова. — Поэтому мне необходимо, чтобы помощник был со мной "на одной волне". У меня, как и у многих руководителей, порой просто нет времени объяснять подробно, что именно нужно найти, сделать, — но при этом хочется, чтобы человек быстро все понял и задание было выполнено".

Однако рекрутеры и консультанты предостерегают своих клиентов: не стоит слишком сильно сближаться с человеком, и без того "приближенным к телу". Как правило, ничем хорошим это не заканчивается. Причем речь идет отнюдь не об интимных отношениях между помощницей и шефом — в том, что лучше разделять личную жизнь и работу, все уже давно успели убедиться. Имеется в виду стиль общения со своей "правой рукой". "Держать строгое лицо" невероятно сложно, ведь помощник невольно вторгается в личное пространство руководителя. "С личным помощником иногда проводишь больше времени, чем с членами семьи, — добавляет Сергей Князев, технический директор компании AGC Glass Europe в России и СНГ, директор компании "Эй Джи Си БСЗ". — Поэтому важно быть уверенным в том, что на человека можно положиться в любой ситуации".

Однако грань между теплыми человеческими отношениями и панибратством нельзя переходить ни в коем случае. "Самый эффективный стиль общения - тот, который позволяет решать поставленные перед сотрудником задачи, - уверена Елена Тимошкина, руководитель группы по подбору персонала, консультант кадрового центра "ЮНИТИ". - Но и в крайности ударяться не надо, демонстрируя только демократичность или только авторитарность".

Лучше всего "прощупать" кандидата в помощники еще на этапе собеседований. "При выборе кандидата я в первую очередь обращал внимание на его жизненную позицию, — говорит Денис Рыжов. - Это особенно важно, так как в работе не должно возникать конфликтов, вызванных "человеческим фактором". Если и возникают разногласия, то они должны касаться только непосредственных обязанностей. Лично я избрал демократичный стиль общения, но с элементами авторитарности. Я предпочитаю держать дистанцию".

С этим согласен Андрей Круглов: "Я стараюсь держать среднюю дистанцию со своими помощниками. Авторитарный стиль не годится, когда ты решаешь массу личных задач, подпускаешь человека достаточно близко к своей жизни, к своей семье. Но и панибратство недопустимо — помощник должен чувствовать ответственность за свои действия".

Как правило, в личные помощники охотнее идут женщины. 90% соискателей вакансии помощника — представительницы прекрасного пола. Среди мужчин хорошими "адъютантами" становятся только те, кто может подвинуть свое "я" на второе место и не испытывать комплекса неполноценности от постоянного нахождения "в тени" более сильного "вожака".

Женщины отлично выполняют эту работу, так как не только прекрасно разбираются в этике делового общения, знают правила бизнес-этикета и умеют развивать и поддерживать контакты, но и замечательно справляются с личными поручениями. Купить подарки для деловых партнеров, подыскать школу для ребенка, найти строителей для ремонта дома — спектр поручений может быть необычайно широким, и их исполнение не вызывает у хорошей помощницы никаких сложностей. Проблемы могут возникнуть совсем из-за другого…

"У одного из наших клиентов была замечательная личная помощница, — рассказывает Светлана Емельянова. — Он очень ценил ее и уже не представлял своей работы без ее помощи, как вдруг эта женщина сообщила ему, что она уходит в декретный отпуск. "Ты предала меня! Как ты могла!?" — кричал "обманутый" предприниматель. Был еще один забавный случай — помощница одного нашего знакомого вышла замуж и умоляла всех не говорить ее шефу об этом, боясь увольнения".

Несмотря на всю карикатурность этих ситуаций, такое встречается довольно часто. Многие бизнесмены считают, что личные помощники должны быть в их распоряжении 24 часа в сутки 7 дней в неделю. А если женщина замужем и имеет детей, то неизбежен конфликт интересов. Если проблема, требующая срочного решения, одновременно возникнет и у шефа, и у мужа или ребенка, женщина, скорее всего, поспешит улаживать дела в семье.

Так что если предприниматель живет в быстром темпе, молниеносно меняет свои планы и много ездит по миру, лучше взять в помощники незамужнюю девушку, нацеленную только на построение карьеры. Либо поделить свои сутки между двумя-тремя помощниками.

Быть в курсе карьерных планов потенциального помощника важно еще и потому, что частая смена ассистентов серьезно снижает качество работы руководителя. "Эффективность работы помощника возрастает пропорционально стажу работы — чем дольше человек со мной, тем больше он про меня знает, тем быстрее и точнее выполняет задания, — рассказывает Анастасия Татулова. — С моей помощницей многие вещи сейчас уже не надо обсуждать, она их делает сама. Например, на нее возложено много контролирующих функций: проверка отчетов сотрудников, соблюдения графиков и т.д. Все это происходит практически без моего участия и существенно экономит время".

Желающих поработать помощником руководителя всегда много. Помимо хорошей зарплаты их привлекают и многие другие факторы. Кто-то идет на эту работу, чтобы увидеть "кухню бизнеса" изнутри и получить опыт и знания, которые невозможно приобрести ни в одном учебном заведении.

Многие помощники рассчитывают на то, что шеф оценит их деловую хватку и продвинет их по карьерной лестнице. И такое действительно происходит довольно часто. "Квалифицированные личные помощники — прекрасные организаторы, — отмечает Светлана Емельянова. — Поэтому многие из них могут стать отличными менеджерами и административными директорами, заняв довольно высокие посты".

Комментарии экспертов

Евгений Емельянов, президент консалтинг-центра "Шаг":

"Ассистентов обычно нанимают для помощи в решении бизнес-задач (подготовки документов, организации встреч с партнерами и заказчиками, планирования рабочего времени). Есть еще и помощники по личным делам. Им можно поручить организовать вечеринку, купить подарки партнерам, жене и детям, найти дизайнеров для оформления дома, оплатить личные счета… Однако чаще всего и личными, и деловыми вопросами занимается один помощник. Требования к будущему помощнику зависят от того, какие обязанности предполагается на него возложить. Если он будет выполнять только личные поручения, то главное, чтобы он был исполнительным, энергичным и обладал организаторскими способностями. Если же речь идет о бизнес-помощнике, то круг его компетенций намного шире и во многом зависит от сферы деятельности компании." 

Сергей Белоусов, основатель и генеральный директор компании Parallels:

Сегодня со мной работают три помощника. Первый появился в 2006 году. До этого организацией поездок и встреч я занимался сам, и мне часто приходилось комбинировать разбросанные во времени запросы о встречах или заменять одну сорвавшуюся встречу другой. Я летаю в среднем 9 раз в месяц, встречи проходят на разных континентах. Отмена важной встречи — иногда полное изменение двух-пяти других дел. Этот процесс напоминал работу компьютерного процессора. Вместо того чтобы присвоить определенной операции приоритетность и уже исходя из этого планировать выполнение других задач, мне приходилось каждый раз заново перезапускать весь их список. Консолидированное управление моим календарем стало жизненной необходимостью.

Еще один мой помощник анализирует технологические изменения на IТ-рынке, помогает принимать решения в контексте развития продуктов. Я могу, например, поручить ему проштудировать 500 страниц текста и составить из него "выжимку" на 10-30 страниц. Помимо этого, второй помощник прорабатывает технологические аспекты моих презентаций.

В прошлом году я нанял еще и бизнес-менеджера. Он занимается координацией спецпроектов, отслеживает, насколько эффективно расходуются инвестиции в новые проекты, затрагивающие нашу деятельность, а также собирает и анализирует бизнес-информацию, необходимую мне. 

Андрей Круглов, генеральный директор детской галереи "Якиманка":

В моей трудовой карьере было несколько персональных помощников, иногда они назывались ассистентами, референтами… Нынешнего ассистента мне помогла найти наша корпоративная служба персонала.

Прием на эту должность человека "от знакомых" имеет свои плюсы и минусы. С одной стороны, "свой" человек нужен хотя бы потому, что через него будет проходить важная информация; с другой стороны, если у вас общий круг знакомых, надо быть готовым к тому, что они могут быть в курсе некоторых дел, происходящих в вашей компании.

Я не стремился устраивать кастинги потенциальных работников. Служба персонала отбирала двух-трех кандидатов, отвечающих моим требованиям, а затем я сам встречался и беседовал с каждым соискателем.

Для меня более важны личные качества моего будущего помощника: насколько он коммуникативен, как он себя ведет, как разговаривает. У кандидатов я интересуюсь их биографией, увлечениями, кругом общения. Нам предстоит взаимодействовать ежедневно, поэтому очень важен именно психологический контакт.

Помощник должен быть ответственным и пунктуальным, а все остальное — доскональное знание делопроизводства, умение вести протоколы деловых встреч, пользоваться оргтехникой — дело наживное.

Publisher: Журнал «Свой Бизнес» 13 October 2010