Проведение системных организационных изменений

Изменения в сложных социальных системах — крайне непростая задача, которую тем не менее человечеству приходится решать регулярно. Хотя в истории существуют примеры культур, пытавшихся намертво зафиксировать существующий порядок вещей, — начиная с древнего государства Ур до средневековой Японии вплоть до эпохи Мэйдзи, — выиграли историческое соревнование все же цивилизации, которые обучались меняться быстрее других. Известное проклятие древних китайцев: "Чтобы ты жил в эпоху перемен!" — в наше время сменила иная ценностная система, где умение менеджера проводить сложные организационные преобразования считается главной вершиной его управленческих навыков. Но та же история, от античности до современности, полна примеров неудавшихся реформ. Живые события, связанные с бесконечными попытками реформы армии или экономики в России, вызвавшая волну социальных взрывов недавняя история с монетизацией льгот и ей подобные — очевидные картины того, что происходит, когда признаваемые необходимыми цели реализуются ненадлежащим образом.

О "зоне ближайшего развития" организации

Одним из важнейших регулятивов при проектировании и внедрении системных организационных изменений является понятие "зона ближайшего развития". Первоначально это понятие обозначало тот объём новых умений и способностей, который в течение короткого периода может освоить человек, если он находится на некотором исходном уровне своего физического и интеллектуального развития. Соответственно, зона ближайшего развития — это ещё и тот рубеж в развитии человека, дальше которого в ближайшее время он продвинуться не сможет.

Позаимствованное из психологии детского развития, это понятие оказалось исключительно эвристичным и продуктивным. Дело в том, что системные организационные изменения, направленные на решение тех или иных сверхзадач бизнеса, проходят в жёстких временных рамках. Да и сами сверхзадачи имеют предел допустимой удалённости во времени. В сложившейся на сегодня практике длительность проекта системных организационных изменений может составлять от 5 до 8 месяцев, а горизонт стратегического планирования — от 3 до 5 лет. Относительно обеих этих временных рамок приходится определяться: где рубеж возможного роста и изменения организации, за которым желания и мечты утрачивают реальную почву и проектирование превращается в прожектёрство?

Рынок довольно редко выступает ограничителем темпов и рубежей развития российских компаний, традиционно относимых к малому и среднему бизнесу. Расширение ассортимента, выход на новые клиентские ниши и региональная экспансия открывают для большинства компаний практически неограниченные возможности роста. Гораздо более серьёзные ограничения находятся, как правило, внутри самой компании и связаны они с двумя ключевыми ресурсами: финансовым и кадровым.

Объём финансовых ресурсов для развития организации — будь то заработанная прибыль, привлеченные инвестиции или долгосрочные заёмные средства — сравнительно легко поддается оценке, на основании которой рассчитываются максимально возможные темпы роста оборота или максимальные темпы расширения "географического присутствия" компании. Тем самым для роста организации задаются пределы, превзойти которые можно лишь благодаря чуду.

Персонал компании является вторым ограничивающим пределом, который, однако, имеет более сложную структуру и труднее прогнозируется. Первое, что нужно, — выбрать верную по отношению линию между двумя крайними полюсами: решение сверхзадачи бизнеса силами имеющегося персонала или замена ключевых специалистов и менеджеров более сильными и адекватными кандидатурами. Выбор делается с учётом как минимум следующих моментов:

• позиция владельцев; ценность сохранения имеющегося коллектива или отдельных сотрудников (во многих компаниях между владельцам (руководителями) и сотрудниками складываются тесные личные отношения, имеющие значение вне и независимо от задач бизнеса);
• профессиональный уровень и потенциал роста ключевых менеджеров и специалистов компании и их соответствие или несоответствие уровню поставленных сверхзадач;
• потенциал сотрудников, занимающих второстепенные должности, но способных быстро занять ключевые позиции в компании ("кадровый резерв");
• отделимость от людей-носителей, документированность и "человеконезависимость" важнейших бизнес-технологий компании, определяющих её функционирование;
• возможность в разумные сроки найти на рынке труда и интегрировать в компанию новых ключевых сотрудников;
• готовность сотрудников и менеджеров к принятию предполагаемых изменений и активному участию в их реализации.

Как правило, проекту системных организационных изменений предшествует достаточно тщательная диагностика персонала компании, деловых качеств и мотивации ключевых сотрудников, их готовности к изменениям. Задачи кадрового наполнения высвобождаемых или вновь создающихся вакансий решаются обычно на основе постоянного сотрудничества с кадровыми агентствами. Тем не менее нужного сотрудника иногда можно безрезультатно искать в течение многих месяцев, а точный "баланс" по перечисленным выше кадровым факторам, как правило, не нащупывается сразу после проведения диагностики. Поэтому граница допустимых изменений, задаваемая "человеческим фактором", нередко уточняется по ходу выполнения проекта системных организационных изменений.

Системные организационные изменения как сбалансированный процесс

Проведение системных организационных изменений, как и любое другое целенаправленное воздействие на системы органического типа, требует гибкого и сбалансированного подхода. В качестве основных уравновешиваемых величин можно выделить баланс инициатив "сверху" и "снизу", баланс интересов, баланс используемых мотивационных механизмов, баланс функционирования и развития, баланс проектирования и внедрения, а также баланс структурно-технологических изменений и кадровых перемен.

Баланс целеполагания "сверху" и инициативы "снизу". Организационные изменения тем более успешны, чем больше у них сторонников. Изменения наиболее эффективны там, где они опираются не только на волю высшего руководства организации, но и на инициативы или энергию недовольства рядовых сотрудников. Поэтому направленность и цели системных организационных изменений, а также порядок и способы их осуществления должны строиться с учётом интересов и устремлений как "верхов", так и "низов". Важно отметить, что инициирование радикальных изменений в организации, первый толчок к системным организационным изменениям не всегда исходят от высшего руководства: существует немало компаний, в которых "низы" более активны и последовательны в стремлении к переменам, чем "верхи".

Баланс интересов ключевых персонажей. При проведении системных организационных изменений важно учитывать позицию и интересы тех менеджеров и сотрудников, которые обладают либо решающим влиянием на бизнес, либо решающим влиянием на коллектив. Интересы могут быть очень разными, в том числе и разнонаправленными, конфликтными. Для любого агента изменений опасно принимать чью-либо сторону, а стало быть, становиться "против кого-то" в случае конфликта интересов. Поиск равновесия между целями организации и целями коллектива, целями различных сотрудников и различных подгрупп — существенная составляющая системных организационных изменений. Во многом успех зависит от того, насколько удастся при их проведении изменений находить решения, устраивающие большинство ключевых персонажей, или по крайней мере нащупывать "золотую середину".

Баланс "мотивов достижения" и "мотивов избегания".В работе с мотивацией и сопротивлением людей исключительное значение имеют индивидуальный подход и точная диагностика психологического типа, к которому принадлежит тот или иной человек. Если у кого-то из сотрудников преобладает "мотивация достижения", если он готов не покладая рук работать на карьерный рост и личные достижения — угрожать ему репрессиями бессмысленно и опасно. Если же кто-то давно исчерпал свои профессиональные устремления и просто досиживает до пенсии — столь же бессмысленно сулить ему златые горы. Принцип взвешенного подхода к мотивации применим и к организации в целом, когда речь заходит об использовании системы штрафов и поощрений в целях продвижения системных организационных изменений. Как показывает опыт, попытки использовать только "кнут" или только "пряник" всегда менее продуктивны, чем взвешенный подход к работе с мотивацией, использующий и положительное, и отрицательное подкрепление.

Баланс развития и функционирования. В жизни любой организации можно выделить две «координаты». С одной стороны, это повседневное функционирование, решение текущих задач, воспроизведение одних и тех же характерных для организации цепочек действий. С другой стороны, жизнь организации — это и те изменения, которые происходят в ней с течением времени (случайно и в результате роста организации, её развития, приспособления к меняющемуся окружению). Идёт время, меняется содержание повседневных задач сотрудников и подразделений, меняются технологии работы, меняются правила взаимодействия.

Повседневное функционирование организации — это всегда результат осознанных, целенаправленных усилий её менеджеров и сотрудников. Что же касается изменений и развития, то осознанно и целенаправленно оно происходит лишь там, где поставлена технология долгосрочного планирования. Чаще же изменения происходят стихийно — либо в результате постепенного накопления целенаправленных, но локальных и никем изначально не увязываемых изменений, либо в результате изменений, которые вообще никто не планировал. Из всей мозаики локальных изменений, как целенаправленных, так и случайных, складывается эволюция, которая в целом представляет неуправляемый «естественно-исторический процесс». Как правило, процесс достаточно медленный, с малым «количеством изменений в единицу времени».

В противоположность «естественной эволюции» системные организационные изменения являются для организации тем промежутком времени, за который происходит большое число существенных изменений. Изменения производятся целенаправленно и идут быстро. Выполнение планов и программ изменений в проектах системных организационных изменений — работа, требующая значительных трудозатрат сотрудников, а особенно менеджеров. При этом невозможно отложить или отменить решение текущих, не связанных с развитием задач. Поэтому нагрузка на персонал в ходе системных организационных изменений значительно возрастает. Однако распределение усилий людей между задачами функционирования и развития не должно достигать такого «перекоса» в сторону развития, который мог бы спровоцировать грубые нарушения в текущей работе организации, снижение качества её функционирования, упущение целей повседневной работы. Как следствие, темп системных изменений не должен превышать некоего разумного предела, за которым изменения начинают угрожать самому существованию организации.

Баланс проектирования и внедрения. На каждом временном отрезке системных организационных изменений процессы внедрения, то есть реальных изменений, должны уравновешиваться процессами проектирования других изменений. С одной стороны, этот принцип диктуется требованием не проводить все изменения одномоментно, в непосильном для организации и опасном для её выживания темпе. С другой стороны, такого равновесия требуют законы мотивации участвующих в изменениях людей: невозможно долго и с неубывающим энтузиазмом проектировать новшества и при этом не видеть реальных результатов проектирования. Каждое элементарное изменение в рамках системных организационных изменений имеет трёхшаговую структуру: сначала проектирование, затем разработка программы внедрения с определением сроков и ответственных и, наконец, само внедрение. Однако системные организационные изменения как растянутый во времени поток большого количества взаимосвязанных изменений должны протекать ровно, без длительных кочевий организации в режиме проектирования, без перегрузок внедренческими задачами.

Баланс структурно-технологических и кадровых изменений. Работа по проектированию, согласованию и утверждению организационных структур и технологий должна своевременно подкрепляться кадровой работой. Готовить, искать и обучать людей под новые процессы и структуры необходимо заблаговременно, поскольку кадровая работа хуже прогнозируется и требует обычно длительного времени.

Логика управляющих воздействий

Как и любая система органического типа, организация обладает собственной активностью, собственными движущими силами и источниками изменений. Системы такого рода почти невозможно произвольно "сдвигать" в ту или иную сторону. Более реалистично влиять на направление их "самодвижения". Поэтому работа по целенаправленному изменению организации — это прежде всего решение задач управленческого типа.

Организационные изменения предполагают управление самодвижением организации и работающих в ней людей, а не манипуляции с пассивным материалом, наподобие ремонта и реконструкции здания. Управленческий подход открывает широкие возможности перед теми, кто осуществляет организационные перестройки. За счёт небольших локальных усилий могут приводиться в действие внутренние пружины самой организации, срабатывающие в сторону нужных изменений. Поэтому в ходе проведения системных организационных изменений консультанты сосредоточивают работу на тех звеньях, воздействие на которые давало бы начало процессам, не требующим в дальнейшем внешних вмешательств и толчков. Это позволяет небольшому консалтинговому коллективу успешно работать даже с очень крупными организациями. Например, небольшая корректировка в системе оплаты может резко поднять объём продаж, замена одного топ-менеджера — разблокировать широкий фронт работ и положить начало "пробуксовывавшим" прежде изменениям при минимальной поддержке извне.

В силу управленческого характера работы с организацией много значит порядок, в котором проводятся уже намеченные изменения. Можно долго и безрезультатно пытаться оптимизировать производство, а можно сначала создать эффективное продающее подразделение, которое завалит производственников заказами и заставит их самих искать формы эффективной организации работ. Можно ждать, пока финансовый директор составит задание на автоматизацию учёта, а можно ввести в штат его подразделения программиста, которого руководитель сам вынужден будет обеспечить работой. Можно ценой больших усилий добиваться от менеджеров штатных расписаний и сроков заполнения вакансий, но гораздо проще приурочить эту задачу к подготовке и защите бюджетов подразделений, львиную долю в которых составляет фонд оплаты труда. Таким образом, важнейшим моментом при проведении системных организационных изменений оказывается определение в организации точек наиболее экономного и эффективного приложения "внешних сил".
 

Статья поступила в редакцию 28 октября 2005 г.

Евгений Николаевич Емельянов Publisher: Журнал «Менеджмент в России и за рубежом» 30 March 2006